Papieren en elektronische facturen zijn voortaan gelijk

Startersinfo
Papieren en elektronische facturen zijn voortaan gelijk (kmo-starter 2010)

Het Belgisch Staatsblad publiceerde op 21 december 2009 een Koninklijk Besluit tot wijziging van de btw - reglementering aangaande het uitreiken van elektronische facturen met ingang van 1 januari 2010. Zo werden twee belangrijke paragraven opgeheven die de vereenvoudiging van elektronisch factureren moet mogelijk maken.

Tot 31 december 2009 waren strenge voorwaarden verbonden aan het elektronisch factureren. Zij moesten namelijk de nodige waarborgen bieden met betrekking tot de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud. Dit kon door volgende verschillende wettelijke methodes:

  • hetzij door middel van een beveiligde elektronisch handtekening die op haar beurt diende te voldoen aan een aantal vormvereisten;
  • hetzij door middel van een elektronische uitwisseling van gegevens overeenkomstig  de standaardcode EDI (Electronic Data Interchange);
  • hetzij door middel van een andere methode mits voorafgaande goedkeuring door de btw – Administratie.

Door deze strenge en te ingewikkelde technologische en veiligheidsvoorschriften is het elektronisch factureren op heden geen succesverhaal geworden. Slechts 1% van de facturen werden eind 2009 elektronisch uitgewisseld.

Belgian Task Force E-Invoicing

In de zomer van 2009 werd dit organisme opgericht op initiatief van verschillende werkgevers- en bedrijfsfederaties waaronder het VBO, VOKA, UNIZO …. met als doel een definitieve doorbraak van het elektronisch factureren te bewerkstelligen in België. Het belang hiervan is de ondernemingen van kosten te besparen. Allee n in België al zou de overstap van papieren naar elektronische facturatie reeds een besparing opleveren van 3,5 miljard euro! Voor de ganse Europese Unie zou dit oplopen tot 240 miljard euro. 

Nieuwe wetgeving

Met ingang van 1 januari 2010 wordt de elektronische factuur op voet van gelijkheid geplaatst met de papieren factuur. Zo wordt het facturatie- en archiveringsproces vorm- en middelvrij gemaakt. Bovenstaande voorwaarden werden dus volledig opgeheven.

Dit betekent echter niet dat de belastingplichtigen zich voortaan alles zullen kunnen veroorloven. Net zoals bij de papieren versie spreekt het voor zich dat de Administratie de controle behoud of de elektronische factuur volledig is en overeenstemt met de werkelijkheid. Zo zal de verzending van een e-mail met in bijlage een factuur in de vorm van een pdf-bestand beschouwd worden als een geldige elektronische factuur.

Ook  dient men om als btw-plichtige de btw in aftrek te kunnen brengen,in het bezit te zijn van een conform aan de Zesde Europese BTW-Richtlijn opgestelde factuur.

Deze Richtlijn beoogt dat op de factuur een aantal verplichte vermeldingen dienen voor te komen:

  • vermelding van het woord “factuur”
  • het ondernemersnummer en het rechtsgebied
  • de bankrekeningnummer
  • de datum waarop de factuur wordt uitgereikt
  • het volgnummer: iedere factuur moet een opeenvolgend nummer, volgens één of meer reeksen, dat de factuur op eenduidige wijze identificeert, waaronder ze wordt ingeschreven in het boek voor uitgaande facturen
  • de juridische naam, het adres en het btw-nummer van de leverancier of de dienstverrichter
  • de juridische naam, het adres en het btw-nummer van de klant
  • datum van het belastbaar feit: dit is ofwel de datum van de levering van het goed of voltooiing van de dienstverrichting, ofwel de datum van de incassering van de prijs of een deel ervan, voor zover deze verschilt van de uitreikingdatum van de factuur
  • omschrijving van de handeling: de gebruikelijke benaming van de geleverde goederen of verstrekte diensten en hun hoeveelheid alsook het voorwerp van de diensten; vage omschrijvingen zijn dus uitgesloten; ook gratis geleverde producten dienen vermeld te worden; voor sommige beroepen dienen daarenboven bijkomende gegevens te worden vermeld (bv. plaats waar de werken worden uitgevoerd)
  • de eenheidsprijs en de maatstaf van heffing: per btw-tarief dient de eenheidsprijs en het bedrag waarop de btw berekend wordt, vermeld te worden
  • het btw-tarief en het bedrag aan btw: in bepaalde gevallen aanvaardt de Administratie dat er inclusief btw gefactureerd wordt (leveringen aan particulieren); de btw dient eveneens niet afzonderlijk vermeld te worden voor facturen van niet meer dan 62 EUR, zelfs wanneer uitgereikt aan niet-particulieren, voor zover de  handeling wordt verricht in een kleinhandelszaak
  • eventuele verwijzingen naar de btw-wetgeving: wanneer de handeling of de dienstverrichting van btw is vrijgesteld of krachtens de btw-wetgeving niet in rekening moet worden gebracht
  • eventuele verwijzingen naar vorige facturen: bij voorschotfacturen moet de latere eindfactuur verwijzen naar de voorschotfactuur
  • overige vermeldingen: vrijgestelde kleine onderneming, margeregeling en voor welomschreven gevallen waarvoor de Administratie bepaalde vermeldingen vereist

Mogelijke sancties

In de eerste plaats dient voor iedere overtreding de btw teruggestort te worden aan de Staat met daar bovenop een boete wegens het ten onrechte in aftrek brengen van de btw. Deze geldboete is in principe gelijk aan het dubbel van de btw, zonder dat deze minder dan 50 EUR mag bedragen per overtreding!

Wegens het ten onrechte in aftrek brengen van de btw is bovendien een nalatigheidintrest verschuldigd.

Volledige kwijtschelding van de geldboeten wordt verleend wanneer men zijn toestand spontaan rechtzet voor enige tussenkomst van de Administratie (lees controle).

Bron: kmo-starter 2010

Tip

Ook al ontvangt u de facturen elektronisch, blijf deze controleren op zicht van haar verplichte vermeldingen. Zo voorkomt u heel wat last. Ook uw boekhouder of accountant dient hier in principe eveneens op toe te zien. Bewaar deze elektronische facturen ook elektronisch en dit gedurende zeven jaar. Hierdoor voorkom je twijfels bij een eventuele controle. In ieder geval is deze maatregel meer dan welkom in deze crisistijden.

Webdesign Desk02