Vanaf 1 januari 2016 zijn elektronische maaltijdcheques verplicht. Wat zijn de gevolgen voor de werkgever en de werknemer?

Redactie
Ondernemen
Benedicte_Pissoort_01-_1024x768_

Sinds 1 januari 2011 hebben de werkgever en de werknemer de keuze tussen papieren of elektronische maaltijdcheques. In het kader van een administratieve vereenvoudiging en om een aantal kosten te doen dalen, moeten de papieren maaltijdcheques vanaf 1 januari 2016 verdwijnen. De overgang naar elektronische maaltijdcheques zal vanaf dan dus verplicht zijn voor iedereen.

Zoals “papieren” maaltijdcheques kunnen ze enkel gebruikt worden voor de betaling van een maaltijd of voor de aankoop van verbruiksklare voeding. Ze werken volgens hetzelfde principe met als enig verschil dat elektronische maaltijdcheques niet fysiek aan de werknemers worden overhandigd. Ze worden opgeslagen op een maaltijdchequerekening die door een erkende uitgever beheerd wordt. De betaling vindt vervolgens plaats via een elektronische kaart die geschikt is voor gebruik aan een betaalterminal. Nadat de betaling is uitgevoerd, wordt de maaltijdchequerekening van de werknemer met het betaalde bedrag gedebiteerd.

Om de nodige aanpassingen te kunnen doorvoeren en een informatiecampagne te kunnen lanceren, is er een overgangsfase voorzien. De geldigheidsduur van de “papieren” maaltijdcheques zal geleidelijk verminderd worden; de laatste aan werknemers overhandigde papieren maaltijdcheques zullen betrekking hebben op de prestaties van september 2015.

Dus: vanaf 1 oktober 2015 zal elke werknemer in het bezit moeten zijn van zijn elektronische maaltijdchequekaart. De in 2015 uitgegeven “papieren” maaltijdcheques zullen enkel geldig zijn tot 31 december 2015.

De werkgever zal wel nog vóór 31 maart 2016 de laatste papieren maaltijdcheques naar de uitgever kunnen terugzenden voor terugbetaling.

Wat zijn de gevolgen van deze verandering voor de werkgever?

De toekenning van maaltijdcheques door de werkgever aan zijn werknemer is een vorm van alternatieve verloning om de werknemer te motiveren gezien de vrijstelling van sociale zekerheidsbijdragen en belasting voor zover volgende voorwaarden vervuld zijn:

  • Toekenning geregeld door een collectieve arbeidsovereenkomst of een schriftelijke individuele overeenkomst
  • Toekenning van één maaltijdcheque per effectief gepresteerde werkdag
  • Tussenkomst van de werkgever voor maximum 5,91 EUR
  • Tussenkomst van de werknemer ten belope van minimum 1,09 EUR
  • Beperkte geldigheidsduur (12 maanden) en verplichte vermeldingen
  • • Maaltijdcheques staan op naam van de werknemer

Wanneer niet voldaan wordt aan elk van bovenstaande voorwaarden, worden de maaltijdcheques beschouwd als een verloning die onderworpen is aan sociale zekerheidsbijdragen en belasting in hoofde van de werknemer.

De elektronische maaltijdcheque zal aan dezelfde voorwaarden als hierboven onderworpen zijn maar er zijn een aantal andere bijkomende voorwaarden:

• Vermelding op de loonfiche van de werknemer van het aantal elektronische maaltijdcheques en hun brutobedrag verminderd met de persoonlijke bijdrage van de werknemer

  • De werknemer moet de mogelijkheid hebben om het saldo en de geldigheidsduur van de maaltijdcheques te checken
  • De maaltijdcheques mogen enkel uitgegeven worden door een erkende uitgever
  • Gratis karakter voor de werknemer, d.w.z. dat het gebruik van de elektronische maaltijdcheques geen kosten voor de werknemer teweeg mag brengen behalve in geval van diefstal of van verlies van de kaart. In geval van diefstal of van verlies ingevolge een onachtzaamheid van de werknemer, is de werknemer volledig verantwoordelijk. Hij zal zelf de kost dragen van de vervangende drager. Op dit moment is het nog mogelijk voor de werkgever en de werknemer om te kiezen tussen de “papieren” en de “elektronische” versie en dit tot eind september 2015. Deze keuze moet geregeld zijn in een collectieve arbeidsovereenkomst op ondernemingsvlak of in een individuele overeenkomst.

Vanaf 1 oktober 2015 geen keuze meer

Aangezien de keuze omkeerbaar is, moeten de modaliteiten van de omkeerbaarheid van de keuze evenals de modaliteiten en de termijnen van de verandering van de uitbetalingswijze van de maaltijdcheques vastgesteld zijn bij collectieve arbeidsovereenkomst of in het arbeidsreglement (indien de toekenning geregeld is in een individuele overeenkomst).

Vanaf 1 oktober 2015 zal er geen keuze meer mogelijk zijn. De werkgever, die nog niet overgegaan is op elektronische maaltijdcheques, zal zijn werknemer een bijvoegsel aan de arbeidsovereenkomst moeten laten ondertekenen, waarin hij de overgang naar elektronische maaltijdcheques dient te preciseren, wanneer de toekenning van de maaltijdcheques in een individuele overeenkomst geregeld is.

Het bijvoegsel zal tevens de toekenningsmodaliteiten ervan moeten bevatten evenals de voorwaarden en de modaliteiten van de tussenkomst van de werknemer in de kost van de vervangende drager.

Ondernemingen die reeds papieren maaltijdcheques toekennen op basis van een CAO op ondernemingsvlak, en die naar de elektronische variant wensen over te stappen, zullen dus een nieuwe CAO moeten opstellen, die door de werkgever en de vakbondsafvaardiging of een permanente vakbondsafgevaardigde ondertekend wordt en die neergelegd wordt ter griffie van de Algemene Directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen van de FOD Werkgelegenheid.

De nieuwe CAO zal tevens de toekenningsmodaliteiten van de elektronische maaltijdcheques bevatten evenals de verantwoordelijkheid van de werknemer in geval van diefstal of van verlies van de betaalkaart.

Wat zijn de voordelen voor de werknemers?

Voor de werknemers is het elektronische systeem makkelijker want het is sneller en veiliger. Het houdt minder risico’s in wat diefstal of verlies betreft en biedt een garantie tegen niet-gebruikte cheques. De werknemer dient zich ook niet bezig te houden met de geldigheid van de cheques want het systeem doet dit automatisch. De werknemer kan te allen tijde via een applicatie, op internet of op een betaalterminal het saldo van zijn rekening nagaan.

Katrien de Raijmaeker

Pride/TBWA

Webdesign Desk02