Sourcing: wat kost een nieuwe leverancier?

Economie & Budget
VIB - Vereniging voor Inkoop en Logistiek
Chris Meyer
Marketing en Program Manager Inkoop bij VIB

De tweede stap in het tactische inkoopproces is "sourcing" – het zoeken van een geschikte leverancier Je kan kiezen tussen bestaande leveranciers, ze in competitie zetten met nieuwe, of je kan zoeken naar een nieuwe leverancier. Redenen om te opteren voor een nieuwe leverancier kunnen zijn; een lagere aankoopprijs, meer risico spreiding door multiple sourcing, meer innovatie of duurzaamheid, meer SC flexibiliteit of gewoon omdat je niet tevreden bent over de service van de huidige leverancier.

Maar wat zijn de mogelijke extra kosten die een verandering van leverancier met zich mee brengt? Ten eerste zijn er de sourcing-kosten. Voor een nieuwe leverancier moet er een gedetailleerd lastenboek opgemaakt worden, moet je de markt analyseren en op zoek gaan naar geschikte leveranciers. Je stuurt een RFP uit, je maakt een shortlist en begint deze leveranciers te screenen, met een risico analyse over solvabiliteit, levercapaciteit, kwaliteit en MVO. Als je een definitieve keuze hebt gemaakt, beginnen de onderhandelingen over prijs, kosten en andere voorwaarden; het kan meerdere gesprekken vergen met mogelijk de nodige reiskosten. Moet er een financiële of kwalitatieve audit gebeuren, heb je juridisch advies nodig voor een sluitend inkoopcontract? Wie regelt het transport, de douaneformaliteiten, hoe evolueert de voorraad en de cash flow, waar en hoe gebeurt de kwaliteitscontrole? Hoe is de leverefficiëntie en de bevoorradingsflexibiliteit van de nieuwe leverancier? Bovendien moet je nog rekening houden met interne administratiekosten en change management: hoe is de compatibiliteit met bestaande systemen; moet je op een andere manier gaan (samen)werken? Er dienen nieuwe informatiestromen opgezet te worden, medewerkers moeten geïnformeerd en opgeleid worden, afspraken vastgelegd voor opvolging van leveringen en betalingen, intensievere evaluaties voor de optimalisatie van de samenwerking. En tenslotte: het contract met de vorige leverancier moet afgesloten worden – zijn daar nog opzegvergoedingen of voorraadissues aan verbonden?

 

Webdesign Desk02