Bijn jaarafsluiting: 5 tips voor het efficiënt inschakelen van tijdelijke finance professionals

Sofie Slagmulders
Persbericht
Els Van Der Veken, Associate Director bij Walters People.

Binnenkort is het weer zover: de jaarafsluiting. Deze periode zorgt vaak voor heel wat stress bij de boekhouding. Toch kan het ook anders. Els Van Der Veken, Associate Director bij Walters People, geeft een aantal tips hoe een interim finance professional het werk binnen uw financieel departement kan verlichten tijdens deze periode.

1. Begin tijdig
Begin december is het ideale moment om met de voorbereidingen van de jaarafsluiting te starten. Om de jaarafsluiting vlot te laten verlopen is het aangewezen om na te gaan welke facturen nog verwacht worden, en – waar mogelijk – te anticiperen welke facturen nog opgemaakt moeten worden. Correcties in voorraden en over te dragen kosten naar het volgende boekjaar kunnen eveneens in de laatste maand van december ingepland worden. Els: "Overweegt u om een tijdelijke werknemer in te schakelen ter ondersteuning? Dan is november het ideaal moment om sollicitatiegesprekken in te plannen en de tijdelijke werknemer te laten opstarten. Op die manier is de inwerkperiode tijdig afgerond en kan de voorbereiding van de jaarafsluiting begin december vlot van start gaan."

2. Schakel hulp in bij dagdagelijkse taken
Vermits de jaarafsluiting bovenop de dagdagelijkse taken komt bij het departement boekhouding, zien zij vaak de bomen door het bos niet meer en worden heel wat overuren gepresteerd om het werk tijdig af te krijgen. "Een interim finance professional kan een aantal dagdagelijkse taken overnemen, waardoor de vaste werknemers binnen de boekhouding zich volledig kunnen focusen op de jaarafsluiting. Ik denk hierbij bijvoorbeeld aan het inboeken van facturen, inputten van bankverrichtingen, facturen verzendklaar maken, opvolgen van betalingen enzovoort," verklaart Els.

3. Vertrouw op ervaring
Naast hulp in de dagdagelijkse taken, kan een extra werkkracht nodig zijn tijdens de jaarafsluiting zelf. Het is immers niet ondenkbaar dat uw senior accountant plots wegvalt wegens ziekte, waardoor een tijdige jaarafsluiting in het gedrang dreigt te komen. Els: "Wij merken elk jaar dat bedrijven in allerijl een ervaren boekhouder zoeken omdat hun financieel departement het moeilijk krijgt wanneer iemand wegvalt. Hoewel het geen sinecure is om in de drukste periode een ervaren finance professional te vinden die snel beschikbaar is, kan u toch rekenen op onze consultants om de geschikte boekhouder met de nodige ervaring snel in te schakelen, zodat uw jaarafsluiting vlot kan verlopen."

4. Denk aan studenten
Hoewel december en januari drukke tijden zijn voor studenten wegens de examenperiode, zijn er toch steeds studenten en pasafgestudeerde finance professisonals beschikbaar. Sommige studenten hebben na het behalen van hun diploma genoten van een extra lange vakantie, andere hebben reeds een eerste ervaring achter de rug maar willen toch een nieuwe uitdaging aangaan voor het nieuwe jaar begint. Het voordeel van het inschakelen van studenten of recent afgestudeerde professionals is dat ze snel inzetbaar zijn en over de nodige basiskennis beschikken. "Een ander – en vaak over het hoofd gezien voordeel – is dat pasafgestudeerden heel leergierig zijn en snel evolueren. De 'goesting' is er om er meteen in te vliegen, en net die gedrevenheid is meer dan welkom in de drukste periode van het jaar", zegt Els.

5. Denk ook aan versterking in januari
De eigenlijke afsluiting van het boekjaar gebeurt in januari, waardoor ook in die maand extra ondersteuning welkom kan zijn. "Naast de voorbereidende taken voor het nieuwe boekjaar kan een interim finance professional ook nu nog hulp bieden bij de dagdagelijkse taken zodat de vaste werknemers de jaarafsluiting kunnen afronden en de nodige rapporteringen kunnen doen. "Wij adviseren onze klanten dan ook om een tijdelijke werknemer iets langer in dienst te houden dan enkel de maand december, zodat de opstart van het nieuwe jaar vlot en zonder stressmomenten kan verlopen," zegt Els. Is de jaarafsluiting reeds afgerond vóór het einde van de maand, dan kan u de overeenkomst met de interim finance professional ook eerder beeindigen, zodat u enkel betaalt voor de periode waarin versterking écht noodzakelijk is.

Kan u hulp gebruiken bij de jaarafsluiting?
Wij staan klaar met de meest geschikte tijdelijke finance professionals. Contacteer een van de Walters People kantoren voor meer info.

Webdesign Desk02