Cofinimmo: een geoptimaliseerd digitaliseringsproces dankzij Ricoh en Kofax

Sophie Lambert - Blue Chilli
Persbericht

Inkomende documenten sneller registreren en verwerken

Vilvoorde, 12 oktober 2017 – Elke dag ontvangt de Belgische vastgoedmaatschappij Cofinimmo enorm veel documenten van zijn klanten en partners om te verwerken: brieven, facturen, e-mails... Het bedrijf gebruikte al een systeem voor documentbeheer maar wilde zijn digitaliseringsprocessen nóg optimaliseren. Daarom deed Cofinimmo een beroep op Ricoh om de verschillende oplossingen die het bedrijf voorstelde in te voeren en de doeltreffendheid te verhogen.

Een pionier in de vastgoedsector
Cofinimmo werd gesticht in 1983 en is gebaseerd in Brussel. Het is de eerste Belgische vastgoedmaatschappij waarvan de activiteitensectoren zich richten tot kantoren, vastgoed voor de zorgsector en immo voor de distributiesector. Het bedrijf bezit en beheert een patrimonium van meer dan 1,8 miljoen m2 verdeeld over België, Frankrijk, Nederland en Duitsland.

Cofinimmo had al geruime tijd een systeem voor documentbeheer, waarbij de inkomende documenten gedigitaliseerd werden met een scanning-applicatie om hen te organiseren en indexeren. Maar Cofinimmo wenste deze applicatie te vervangen door een performanter alternatief met vooral een functie voor optische tekenherkenning (OCR) gebaseerd op een leertechnologie. Voor zijn boekhouding gebruikte Cofinimmo al de software Kofax Capture, met de Kofax Transformation Modules waarmee ze de indexen op de inkomende facturen al konden digitaliseren en detecteren.

"We willen de inkomende papieren facturen digitaliseren zodat deze deels automatisch gecodeerd kunnen worden. In dit kader leerden we Ricoh en zijn professionele en vakkundige consulenten kennen."
Steve Deraedt, Head of IT – Cofinimmo

Op zoek naar verbetering
Cofinimmo wilde een geïntegreerd capture-systeem implementeren met zijn bestaande externe software voor documentbeheer om een deel van de boekhouddocumenten te archiveren. Het bedrijf wenste papieren en online documenten, brieven of andere dossiers zo makkelijk mogelijk te onderscheppen. Het doel van Cofinimmo was om het registreren en de verwerking van de inkomende documenten binnen het bedrijf te versnellen, deze in een aangename interface te indexeren en deze gemakkelijk toegankelijk te maken voor alle gebruikers van de onderneming.

Batch Capture
Eerst en vooral voerde Ricoh een analyse uit om een Digital Mailroom te organiseren: een capture-platform voor de verwerking van inkomende documenten. Cofinimmo wilde zijn documenten graag in batches behandelen. Daarom stelde Ricoh de oplossing 'Batch Capture' voor, met scanning-functionaliteiten naar e-mail en folders met geautomatiseerde extractie, gebaseerd op de reeds bestaande software van Kofax. Een perfecte oplossing voor scanning en batch capture dus.

Het Kofax-platform is de eerste softwareoplossing voor het onderscheppen van elektronische en papieren gegevens. Dit platform versnelt de processen door verschillende documenten en formulieren van om het even welk formaat te verzamelen (papier of elektronisch) om deze om te zetten naar precieze en makkelijk bruikbare informatie, die vervolgens overgebracht wordt naar de applicaties, workflows en databases van het bedrijf. Ongeacht de bron en de locatie van de informatie (centraal gegroepeerd, verspreid over werkstations of in gedelokaliseerde kantoren over de hele wereld), Kofax Capture helpt om deze informatie te vinden en controleren. Het platform is in staat om belangrijke gegevens te extraheren, zoals gedrukte tekst, barcodes, met de hand geschreven tekst of zelfs aan te vinken vakjes. Het is de snelste en flexibelste oplossing voor digitalisering en indexering op de markt.

Optische tekenherkenning
Al naargelang de complexiteit van de herkenning leidt het Kofax-platform naar de Kofax Transformation Modules, die bij Cofinimmo al volledig zijn geïntegreerd. Dankzij deze procedure kan een volledige optische tekenherkenning uitgevoerd worden om informatie op te zoeken op basis van het formaat, de titels of de context. Vervolgens genereert Kofax documenten die (per type) geklasseerd en geïndexeerd zijn en die klaar zijn voor verwerking of voor raadpleging in het DMS-systeem. Dit resultaat is van primordiaal belang voor een optimale en succesvolle herkenning. Hiertoe bevatten de Kofax Transformation Modules meerdere herkenningsmotoren die gebruikt worden afhankelijk van het type en de kwaliteit van het document. De Kofax Transformation Modules integreren krachtige leertechnologieën om documenten te klasseren, scheiden en extraheren, die sneller en goedkoper geconfigureerd worden dan de traditionele methodes.

Evolutieve oplossing
Cofinimmo viel voor de combinatie van de twee Kofax-tools en is zeer tevreden over de diensten van Ricoh. Het aanbod is evolutief en flexibel, wat Cofinimmo zal toestaan om zich progressief naar een volledig gedematerialiseerde flow te laten evolueren. De doelstelling? Snel besparingen doen, het werk voor de overgang tot een minimum beperken en een oplossing implementeren die zo nauw mogelijk aansluit bij de manier van werken binnen het bedrijf. In deze optiek verkiest Ricoh om in verschillende fases te werken, met beperkte perimeters via de invoering van maquettes en tests, om de gebruikers van het systeem zo vertrouwd mogelijk te maken met hun toekomstige werktool.

 

 

| Over Ricoh |

Ricoh is een wereldwijd technologiebedrijf dat al meer dan 80 jaar de manier waarop mensen en organisaties werken, transformeert. Ricoh helpt met services en technologieën die inspireren tot innovatie, aanzetten tot duurzaamheid en helpen de business te doen groeien. Dit doen we met oplossingen op het gebied van printing, document management, production printing, visual communications, IT- en outsourcingsdiensten, digitale camera's en industriële oplossingen.

Het hoofdkantoor van de Ricoh Group is gevestigd in Tokio, maar het bedrijf is actief in ongeveer 200 landen en regio's. In het financiële jaar dat afliep in maart 2017 realiseerde de Ricoh Group wereldwijd een omzet van 2.028 miljard yen (ongeveer 18,2 miljard USD).

Ga voor meer informatie naar www.ricoh.be/presse

Webdesign Desk02