Outsourcing contractmanagement leidt tot tijdswinst en besparingen!

Herlinde De Buck (DB² Value Creation)
Persbericht

Contractadministratie biedt interessante opportuniteiten voor bedrijven met bepaalde schaalgrootte

Outsourcing contractmanagement leidt tot tijdswinst en besparingen

U kent het ongetwijfeld wel: vroeg of laat zit u met een leverancier rond de tafel voor een evaluatie van de samenwerking, maar in de administratie vindt u nergens het contract met die partner terug. Dat het ook anders kan, bewijst DB2 Value Creation. Het in Oost-Vlaanderen gevestigde bedrijf spitst zich volledig toe op contractadministratie en –management. "Op die manier nemen we onze klanten heel wat werk uit handen en kunnen we interessante voordelen realiseren", leggen managing partners Herlinde De Buck en Steven Debrauwere uit.
Steven Debrauwere en Herlinde De Buck kennen elkaar van toen ze samen de financiën behartigden bij een labo in de Gentse regio. "Toen onze vorige werkgever besliste om verschillende entiteiten in hetzelfde gebouw onder te brengen, was de centralisatie van de contracten één van de prioriteiten. We bundelden die contracten in een documentmanagementsysteem, dat zich goed leende om de opvolging van de einddata van contracten te verzorgen. Al snel kwamen we tot de conclusie dat ook de opvolging van de vastgelegde afspraken belangrijk was en het soms noodzakelijk was om bepaalde onduidelijkheden in contracten op te helderen."
De aanpak van Steven en Hilde leidde weer tot duidelijke afspraken met de leveranciers. "Toen we merkten dat dergelijk contractbeheer ook een heet hangijzer was bij andere ondernemingen, beslisten we om samen onder de naam DB2 Value Creation een eigen zaak op te starten en ons volledig hierop toe te leggen."

Tijdsgebrek

De opvolging van contracten is een taak die bij heel wat ondernemingen vaak in de onderste lade belandt, vooral door tijdsgebrek. "Daardoor is dit, zelfs bij grote bedrijven, eigenlijk een hiaat in de administratie. Dat is zeker het geval bij ondernemingen waar heel wat verantwoordelijkheden worden gedelegeerd. Het gebeurt ook bij autonoom functionerende filialen van een moederbedrijf, waar er voor één activiteit (bijvoorbeeld afvalophaling) vaak verschillende contracten zijn en er daar, binnen het bedrijf, doorgaans weinig of geen communicatie rond gebeurt. Bovendien ziet elk contract er anders uit. Precies daardoor kunnen wij, met verschillende diensten, altijd wel voor toegevoegde waarde zorgen."

Contractadministratie

De service van het bedrijf steunt op diverse pijlers. Ten eerste staat DB2 Value Creation in voor contractadministratie. "Hierbij gaan we alle contractdocumenten centraliseren, waardoor onze klant een handig overzicht van alle contracten krijgt. We zorgen ook voor een correcte opvolging van de einddatum en opzegtermijn. Op het juiste moment, met name kort voor het aflopen van het contract, brengen we onze klant op de hoogte van wat er moet gebeuren. Zo kan hij, in functie van de eventuele verlenging van het contract, met de andere partij weer rond de tafel gaan zitten en onderhandelen over een eventueel verbeterd contract met bepaalde opportuniteiten."
Secundo kan het in Sleidinge gevestigd bedrijf ook het contractmanagement behartigen. "Hierbij pluizen wij de contracten inhoudelijk helemaal uit: wat is er concreet afgesproken, heeft de klant zich geëngageerd voor aankopen van een bepaald volume, heeft hij recht op bepaalde kortingen (bijvoorbeeld ter gelegenheid van eindejaar),... We lezen de kleine lettertjes zorgvuldig na en groeperen per contract alle informatie in een handige samenvatting. Op simpel verzoek kunnen we ook een aantal andere taken van de klant gaan overnemen. Zo kunnen we bij de leverancier informatie opvragen om bepaalde onduidelijkheden op te helderen (bijvoorbeeld over de startdatum van het contract) en op die manier eventueel scheefgegroeide situaties rechttrekken."
De dienstverlening van DB2 Value Creation wordt hierbij ondersteund door een krachtige softwaretool.

EHBC

De aanpak van DB2 Value Creation kan naast reactief ook proactief zijn. "Via onze EHBC-service (Eerste Hulp Bij Contracten) kunnen bedrijven bij ons contractvoorstellen laten analyseren. Vanuit onze expertise kunnen we dan inhoudelijke feedback, advies en tips over mogelijke aanpassingen geven."

Uit de praktijk blijkt dat outsourcing van de contractadministratie en –management tot aanzienlijke tijdwinst en belangrijke besparingen kan leiden. Het is een service die altijd rendeert en die een essentiële basis vormt voor factuurcontrole. Onder meer daardoor betalen de diensten van DB2 Value Creation, dat een heel transparante prijssetting hanteert, zich in een mum van tijd terug.
"We kunnen toegevoegde waarde bieden voor ondernemingen met minimum 30 medewerkers, over alle sectoren heen. Ook bij overnames is onze dienstverlening, die uniek is in België, vaak van primordiaal belang. Het geeft de overnemer een duidelijk beeld over de contracten van het aangekochte bedrijf en biedt de kans om opnieuw over bepaalde contracten te onderhandelen, waarbij dankzij de schaalvergroting vaak betere voorwaarden kunnen worden afgedwongen."

DB2 Value Creation
Weststraat 129 C
9940 Sleidinge (Evergem)
www.db2valuecreation.com

Webdesign Desk02