Voorkom dat uw printer het lek is binnen uw organisatie: drie manieren om multifunctionele systemen zoals printers te beveiligen

Konica Minolta
Persbericht
Voorkom dat uw printer het lek is binnen uw organisatie

Door de vele nieuwsberichten over hackings zijn steeds meer bedrijven zich ervan bewust dat ze hun computers en bestanden goed moeten beveiligen. Dat ze dat ook met hun multifunctionele systemen (MFS'en) moeten doen, is echter veel minder bekend. MFS'en zijn systemen die verschillende soorten taken kunnen uitvoeren. Een voorbeeld daarvan is de multifunctionele printer (MFP) die kan scannen en mailen en connecties maken met verschillende ERP-systemen. Die systemen hangen allemaal aan het netwerk en bieden hackers daardoor een even gemakkelijke ingang als een computer. Daarom: drie manieren waarop organisaties hun MFS'en, en hun MFP's in het bijzonder, kunnen beveiligen.

Toegangsbeheer
Het is belangrijk dat enkel geautoriseerde personen toegang krijgen tot de MFS'en, net zoals bij andere systemen. Stel die rechten in via het toegangsbeheer en zorg voor een gebruikersauthenticatie. Op die manier dient iedereen zich te identificeren met bijvoorbeeld een persoonlijk wachtwoord, kaartauthenticatie of biometrische vingeraderscan.

Databeveiliging
Vaak staan printers in ruimtes die voor iedereen toegankelijk zijn. Daardoor kunnen vertrouwelijke gegevens in verkeerde handen vallen. Documenten worden voor een bepaalde tijd op de harde schijf van de printer opgeslagen of blijven als print-out op het uitvoerblad liggen tot ze worden opgehaald. Voor dat eerste probleem is een automatische verwijderingsfunctie op de harde schijf de oplossing. Die kan voorkomen dat deze data worden misbruikt en zorgt ervoor dat ze na een bepaalde periode worden verwijderd. Het tweede probleem los je op met een extra beveiligingscode, waardoor het document pas wordt afgedrukt als de juiste persoon aan de printer staat. Zo kan er dus niemand anders met de printjes aan de haal.

Scanveiligheid
Naast de kopieer- en printfunctie zijn ook scanopties een risico. Door ook daarvoor een gebruikersauthenticatie in te stellen, voorkom je dat onbevoegde personen documenten kunnen inscannen. Daarnaast kan je ook het handmatig invoeren van een bestemmeling blokkeren, waardoor documenten enkel naar vooraf ingestelde of interne e-mailadressen verstuurd kunnen worden.

Hedendaagse MFS'en bieden uitgebreide integratie en interconnectie mogelijkheden aan een netwerk van systemen, apparaten en mensen binnen en buiten een bedrijf, waardoor ze dezelfde veiligheidsrisico's lopen binnen een (beveiligde) netwerk. Daardoor is het van groot belang deze systemen ook te beveiligen en mee te nemen in uw internal control framework.

- Xavier Biermez, Managing Director bij Konica Minolta Business Solutions in België en Nederland

Webdesign Desk02