Bedrijven moeten zoveel mogelijk van zich laten horen

Freddy Michiels
Bedrijfsevents & Teambuilding
Annick Annaert
Danny Brosens
Jean-Pierre Cornelis
Johnny Crijns
Patrick Lorriper
Jan de Wiew
Peter Meyvis
Frederique Naeyaert
Sophie Naze
Olivier Van Nieuwerburgh
Marc Van Sintruyen
Frank Vandenlangenbergh
Jan Verstuyft
Axel Waelbens

Mensen associëren zich graag met winnaars, niet met losers, want daar valt geen eer mee te halen. Je moet er als bedrijfsleider dus voor zorgen dat “de mensen”  je beschouwen als een dynamische ondernemer, een winnaar, want daar willen ze bijhoren.

De vraag is hoe je je potentiële klanten kan indoctrineren met de idee dat je een winnaar bent, dat je bedrijf de wind in de zeilen heeft, dat je bedrijf een meerwaarde betekent voor je klanten? De slechtste manier is alleszins je wegsteken, zorgen dat niemand je kent of ziet, dat niemand weet wat je doet. Het tegenovergestelde is dus de boodschap. Met andere woorden: laat regelmatig van je horen, verspreidt de boodschap dat je een partner bent voor  je klanten, dat je voor een meerwaarde kunt zorgen. Met andere woorden: communicatie is de boodschap.

We vroegen enkele actieve actoren uit de sector van bedrijfsevenementen voor een ontbijtvergadering in De Kaasboerin in Deurne. We legden hen enkele vragen voor en waren zeer benieuwd naar de antwoorden , in de hoop dat ze veelbetekenend en inspirerend zouden zijn voor de lezers. Gaven gevolg aan onze oproep:

  • Annick Annaert (Acbeth Bedrijfstheater)
  • Danny Brosens (Dazzle Events)
  • Jean-Pierre Cornelis (Flanders Business -2-Business)
  • Johnny Crijns (San Marco Village)
  • Jan de Wieuw (Jada Events)
  • Patrick Lorriper (Lorco)
  • Peter Meyvis (Fitopia)
  • Frederique Naeyaert (Metropolis)
  • Sophie Naze (KonseptS)
  • Frank Vandenlangenbergh (Catering Marc Liebrecht)
  • Olivier Van Nieuwerburgh (Up To You)
  • Marc Van Sintruyen (BM-Projects)
  • Axel Waelbers (Center Parcs & Sunparks)
  • John Verstuyft (Perfect + Event Productions)

Iedereen is het erover eens dat de sector van de evenementen en de teambuildingactiviteiten de crisis ervaart als een strenge scheidsrechter, die in vele gevallen de honger naar besparingen aanwakkert, maar de interesse in evenementen niet heeft laten verdwijnen. Het bedrijfsleven is zich bewust dat het regelmatig onder de aandacht van de klanten en de potentiële klanten moet komen. Lees mee.

VRAAG 1

Niemand betwist het belang van communicatie via de organisatie van evenementen en teambuildingactiviteiten, maar de besparingshonger van sommige bedrijven heeft ongetwijfeld ook deze sector getroffen. Op welke manier heeft de sector zich moeten aanpassen aan de nieuwe vereisten van een maatschappij in crisis?

Jean-Pierre Cornelis: Ieder van ons heeft zich moeten aanpassen en is verplicht geweest te werken volgens de budgetten die de klanten ter beschikking stelden. Voor ons bracht dit mee dat we goedkopere programma’s zijn moeten gaan creëren. De klanten verwachten dat wij onze creativiteit lieten werken. In sommige gevallen heeft dat ook geloond.

John Verstuyft: We zijn verplicht geweest om nog meer dan anders naar de klanten te luisteren. In de meeste gevallen was het de klant die ons mededeelde wat het budget was en ons vroeg wat we voor dat budget konden aanbieden. Dat heeft inderdaad dus een aanpassing gevraagd van ons.

Johnny Crijns: Er wordt effectief door de klanten bezuinigd. De vraag is niet of ze iets al dan niet moeten organiseren want daar staat feitelijk weinig twijfel over. De vraag is waar kunnen we zonder gezichtsverlies bezuinigen en toch iets organiseren.  In plaats van een orkest wordt overgeschakeld naar een discobar. Ook de catering wordt aangepast. Hier zal men eerder aan de formule dan aan de kwaliteit sleutelen. Men wil wel degelijk kwaliteit maar in plaats van een groot buffetaanbod, zal men voor sommige organisaties al eens overschakelen naar broodjes bijvoorbeeld.

Annick Annaert: Wij leveren als event een kort maar op maat gemaakt bedrijfstoneelstuk waarin we de toeschouwers een spiegel voor de neus houden. Ook bij ons wil men de formule iets aanpassen, o.a. door een op maat geschreven theaterstukje te vervangen door een improvisatiestuk. Dat brengt minder voorbereidingskosten mee maar vergt natuurlijk evengoed professionele acteurs die perfect kunnen improviseren.

Peter Meyvis: Vroeger konden we pakketten voorstellen aan klanten waaruit ze dan het pakket van hun voorkeur konden kiezen. Vandaag zeggen de klanten wat het budget is en vragen ons wat we voor die prijs kunnen bieden. 

Patrick Lorriper: De klant verwacht dat hij ons een briefing mag geven en dat we met hem meedenken en zaken voorstellen waaraan zij liefst zelf niet hadden gedacht. De meeste verwachten dat we ook iets extra doen. Ook bedrijven die niet noodzakelijk hoeven te bezuinigen, maken van de huidige mentaliteit gebruik om toch ook voordeliger aanbiedingen te krijgen. Ze verwachten dat ze met minder budget dezelfde service en aandacht krijgen. Klanten gaan ook shoppen.
Sophie Naze: Het kernwoord vandaag is flexibiliteit. Je moet vandaag soepel en flexibel genoeg zijn om u aan te passen aan de aangepaste eisen van de opdrachtgevers.

Olivier Van Nieuwerburgh: De crisis heeft ons alerter, scherper gemaakt. Soms worden we daarom ook tegen elkaar uitgespeeld.

Frederique Naeyaert: Wij zijn niet met onze prijzen gezakt. Het aantal evenementen in Metropolis is in 2009 zelfs nog gestegen. Voor onze klanten die opteren voor een evenement met film hebben we samen met gespecialiseerde collega’s uit de sector catering en animatie, pakketten samengesteld waarin alles zit dat een evenement nodig heeft, m.a.w. waarin alles inbegrepen is.  Zo krijgen onze klanten een transparant beeld van de prijzen zodat zij niet voor verrassingen komen te staan.

Marc Van Sintruyen: Er is een verschil tussen de zakelijke markt en bedrijfsfeesten aan de ene kant en privéfeesten aan de andere kant. Voor de privéfeesten merken wij geen verandering.

Axel Waelbers: Ook wij zijn bewust niet met onze prijzen gezakt. We hebben onze formules wel meer en beter in de markt van de “business-to-business” geplaatst.

John Verstuyft: Het contact met de klanten is van primordiaal belang. We moeten veel met elkaar praten zodat we beiden op dezelfde golflengte zitten.

Johnny Crijns: Wij hebben een evenementenzaal San Marco Village maar ook Wima bowling. In de bowling stellen we vast dat er eerder terug naar de basics gegaan wordt. Er wordt zelfs nagedacht of een feest al dan niet met partner moet gehouden worden. Ook in de particuliere markt voelen we de trend om zuiniger met de middelen om te springen.

Sophie Naze: Dat stellen wij ook vast dat er ernstig vergaderd wordt over het aantal genodigden dat men wil bereiken. Er wordt wel degelijk getracht het aantal genodigden te beperken. De crisis zet ons allemaal iets scherper en toch heb ik de indruk dat 2010 beter, drukker wordt.

Peter Meyvis: Er doet zich een accentverschuiving voor. Er wordt meer gekeken naar de “value” die men krijgt voor een organisatie. 

Axel Waelbers: De mensen kunnen vandaag ook kiezen uit een overaanbod. Er is gewoon teveel zodat het voor bedrijven vaak zeer moeilijk kiezen wordt. Zo zijn er bijvoorbeeld ook nog de afterwork party’s die als paddenstoelen uit de grond rijzen.

Patrick Lorriper: De producten van topartiesten worden ook alsmaar groter en duurder. Clouseau is hierbij een goed voorbeeld.

VRAAG 2

Hoe wordt de btw-verlaging van 21 naar 12% op maaltijden tijdens evenementen door u doorgerekend? Ik heb het gevoelen dat restaurants hun prijzen niet gaan aanpassen maar dat cateringbedrijven dat mogelijk wel zullen doen.

Frederique Naeyaert:  Bij de restaurants zal deze btw-verlaging inderdaad een verhoging van de marges betekenen, maar onze huiscateraar J&M zal deze verlaging  aanpassen ten voordele van onze klanten.

Frank Vandenlangenbergh: Om de btw-verlaging te bekomen heeft de horecasector zich geëngageerd om maatregelen te treffen inzake werkgelegenheid. De verlaging van 21 naar 12% is niet meer dan een pleister , we moeten absoluut naar 6% kunnen gaan om de horeca renderend te maken.  Ik geloof niet dat er veel horecabedrijven zullen zijn die de btw-verlaging naar de klanten doorrekenen, want anders is het een maat voor niets.

Peter Meyvis: De daling van de btw voor de maaltijden is goed om de horeca niet te verplichten de prijzen op te slaan.

Johnny Crijns: We moeten allemaal een ander kasregister aanschaffen, dat zwartwerk uitsluit.  De btw-verlaging laat ons inderdaad toe de prijzen niet te moeten verhogen. De loonkost in de horecasector is het voorbije jaar met 4,5% gestegen en dat kunnen we deels opvangen door de btw-verlaging. We hebben die btw-verlaging echt wel nodig en ik ben het eens met Frank dat 12% een overgangsmaatregel moet zijn want 6% is echt wel hetgeen de horeca nodig heeft. En dan is daar nog de kwestie hoeveel de fiscus als percentage beschouwt van de drank en van het eten in de prijs, want de dranken blijven aan 21%. Hoeveel van de rekening bestaat uit dranken? De fiscus gaat er van uit dat dit 35% is, maar als je het kan bewijzen dat het anders is, wordt dit ook aanvaard.

Olivier Van Nieuwerburgh: Er zal voor de consument niet veel veranderen. De horeca moet creatief zijn en bewijzen dat van 12 naar 6% gaan een absolute noodzaak is.

Danny Brosens: We moeten wel oppassen om alles over dezelfde kam te scheren. We mogen SN Brussels niet met Ryanair vergelijken. Hetzelfde principe geldt ook in de horeca.

Axel Waelbers: Iedereen moet zijn waardigheid en visie bewaren.

Marc Van Sintruyen: Soms kom je al eens in de verleiding om een extra prijsinspanning te doen voor een bepaalde klant , dat kan je niet vermijden. Soms wil je een bepaalde klant ook hebben om welke reden dan ook.

Sophie Naze: Ik ben bemiddelaar in feesten en de klant heeft altijd het laatste woord, hij beslist. Ik heb nog nooit een klant gehad die de goedkoopste aanbieding verkoos.  De goedkoopste prijs zegt niet altijd alles.

John Verstuyft: Wij doen in elk geval niet mee in de race naar de goedkoopste bieding. We willen de kwaliteit geven die een klant nodig heeft en daar staat een prijs tegenover. Ook wij hebben al eens een klant verloren aan een bedrijf dat een goedkoper aanbod had ingediend, maar uiteindelijk wreekt zich dat en het jaar nadien is de klant terug naar ons gekomen. Een klant heeft behoefte aan kwaliteit en dat tegen een eerlijke prijs en een optimale service.

VRAAG 3

Vraag van panellid Peter Meyvis: Moeten alle events volgens de panelleden ook daadwerkelijk leiden tot teambuilding?

Peter Meyvis: Ik heb soms de indruk dat teambuilding een modewoord is en dat alles in het teken hiervan moet staan. Is dat ook wat de andere panelleden ondervinden?

Frederique Naeyaert: Hangt af van het soort evenement en doel van de organisatie. Bij veel congressen, beurzen e.d. merken wij dat teambuilding niet aan de orde is. Bij personeelsfeesten daarentegen is het de bedoeling om met de collega’s in een ongedwongen sfeer te kunnen omgaan.

John Verstuyft: Teambuilding is een woord dat te pas en te onpas gebruikt wordt, meestal omwille van het budget. Bij ons zijn de aanvragen automatisch gestegen met een groter aandeel voor teambuildings.

Jean-Pierre Cornelis: Wij stellen vast dat hoe langer hoe meer behoefte bestaat aan ludieke organisaties.

Danny Brosens: Teambuilding is ook een woord dat bij manier van spreken geformuleerd wordt. Alles wat wij doen is interactief en dus teambuilding . Voor teambuilding alleen stellen wij vast dat er vandaag weinig budget uitgeschreven wordt.

Jan de Wieuw: Bij klantenevents kan je niet echt spreken van teambuilding, maar eerder van ‘bonding’, oftewel het nauwer aanhalen van de band met je klanten. In deze uitdagende tijden is dit nog belangrijker geworden. Waar liggen de noden van je bestaande klanten? Moet je als bedrijf misschien een andere weg inslaan? De antwoorden hierop kom je beter te weten tijdens een open gesprek met een hapje en een drankje en een toffe actie.

Annick Annaert: Wij stellen vast dat bij veel bedrijven het samenhorigheidsgevoel een grote rol speelt. Dat trachten wij in elk geval met ons bedrijfstheater te versterken.

VRAAG 4

Hoe groot moet de creativiteit van een evenementenbureau zijn om de klanten te behagen? En willen de bedrijven betalen voor een verhoogd aanbod aan creativiteit?

Peter Meyvis: Wij stellen vast dat we absoluut een grotere creativiteit aan de dag moeten leggen. We hebben zelfs al met onze fitnessclub de fietstoestellen op straat gezet om de deelnemers in openlucht te laten fietsen.

Sophie Naze: Klanten willen zeker betalen voor creatieve oplossingen of voorstellen. Ze hebben tenslotte een meerwaarde en als je dat duidelijk voorstelt, zullen de klanten daar niet moeilijk over doen.

Danny Brosens: Je moet er wel bewust van zijn dat een verhoogde creativiteit het prijskaartje inderdaad duurder maakt. Het zal afhangen van wat de instelling van de klant is, om welk soort bedrijf het gaat.

Marc Van Sintruyen: We moeten wel oppassen met onze omschrijvingen want creativiteit staat niet gelijk met originaliteit.  Wie creatief te werk wil gaan zal de behoeften van de klant sterker moeten aanvoelen.

Jean-Pierre Cornelis: De klant weet niet altijd wat hij precies wil. Het is soms aan ons om de klanten te leiden naar een goede oplossing.

Axel Waelbers: Voor kleinere evenementen is het soms moeilijk.

Frederique Naeyaert: Voor kleinere groepen is het ook soms moeilijk om een tussenpersoon te betalen die alles voor hen coördineert en realiseert. Dat is de reden waarom wij totaalpakketten hebben ontwikkeld.

Patrick Lorriper: Bedrijven spelen makkelijk zelf evenementenbureau, maar zien dan veel zaken over het hoofd en houden er een kater aan over. Voor ons is werken met een evenementenbureau veel eenvoudiger en gestructureerder, dus beter.
Jan de Wieuw: Toch kan een evenementenbureau echt wel een toegevoegde waarde geven. Een gespecialiseerd bureau denkt aan veel meer dan het bedrijf zelf en heeft ook meer praktijkervaring, waardoor het bedrijf zich nog meer kan bezighouden met haar gasten, of het nu gaat om personeel, B2B-klanten of consumenten.

Marc Van Sintruyen: We moeten onderling en met de klanten nog meer communiceren. We moeten ook leren onderaannemers mee te nemen als we de eerste bespreking hebben over een evenement, zodat iedereen goed gemotiveerd is en alle informatie vanuit de eerste hand krijgt. We moeten onze oogkleppen soms eens afzetten, want door sommige onderaannemers bij de gesprekken te betrekken kunnen we beter en concreter tegemoet komen aan de wensen van de klanten.

Annick Annaert: Ik vind dat bedrijven het recht hebben om creativiteit te eisen van een gespecialiseerd organisator.

VRAAG 5

Wat zijn vandaag de beste kanalen om een bedrijf te benaderen? Op welke manier kan men een bedrijf best benaderen?

Olivier Van Nieuwerburgh: Natuurlijk moet je als bedrijf regelmatig van je laten horen, adverteren in de juiste media enzovoorts, maar zijn er geen andere middelen waarmee we doeltreffend klanten benaderen?

Freddy Michiels: Ooit heeft iemand tegen mij gezegd dat je pas geslaagd bent als bedrijf wanneer je bestaande klanten nieuwe klanten aanbrengen. In de communicatiesector is het bekend dat getuigenissen van tevreden klanten de sterkste manier zijn om je diensten voor te stellen. Laat een klant vertellen wat zijn probleem was en hoe u die problemen opgelost hebt voor hem.

Sophie Naze: Het klopt zeker, want klanten moeten je beste ambassadeurs zijn.

Johnny Crijns: Maak van je klanten fans. Wij hebben goede ervaringen met e-mailings en met internet, weliswaar afhankelijk van de waarde van de site, maar dat is voor ons toch een belangrijk element.

Peter Meyvis: Bij ons wordt gewerkt met digitale nieuwsbrieven en met getuigenissen en dat werkt inderdaad.

Frank Vandenlangenbergh: Wij maken veel publiciteit, maar doen dit vaak in ruil voor restaurantbons bijvoorbeeld. We hebben ook goede resultaten door aanwezig te zijn op gespecialiseerde beurzen. Vorig jaar zijn we met enkele partners op een huwelijksbeurs gaan staan bijvoorbeeld. We proberen zoveel mogelijk, samen met onze partners, de handen in elkaar te slaan.

VRAAG 6

Waar moeten bedrijven vooral rekening mee houden wanneer ze een feest willen organiseren?

Sophie Naze: Ik zeg altijd: begin bij het begin. Kijk eerst naar je doelgroep en naar je doelstelling en zorg dat het feest op maat is van deze doelgroep. Want als dit niet in orde is zit je misschien al vrij snel in de foute richting te denken.

John Verstuyft: Iets wat ik iedereen aanraad is: zorg dat je de juiste inschatting maakt van het aantal personen dat er op het aanwezig zal zijn. Als dat niet het geval is dan zorgt dat altijd voor moeilijkheden of frustraties. Tracht dit soort van problemen op voorhand te vermijden.

Danny Brosens: Zorg dat je met de juiste persoon afspreekt. Een klant moet ook iemand naar de vergadering kunnen afvaardigen die volmacht heeft. Wij hebben al eens meegemaakt dat je een volledig voorstel goedgekeurd krijgt door je gesprekspartner maar als het rapport dan bij de grote baas kom, weigert die te tekenen.  Dat levert alleen maar ergernis op die kan vermeden worden.

VRAAG 7

Wat kunnen we onze lezers nog aanraden? Waar moeten zij vooral aan denken en dat we nog niet gezegd hebben?

Marc Van Sintruyen: De overheid maakt het ons niet altijd makkelijk met de niet altijd logische verplichtingen, regeltjes en voorschriften. Ook de werktijden van onze medewerkers zijn gereglementeerd terwijl in de showbizz iedereen weet dat uren gebonden zijn aan opdrachten. Podia, licht, geluid en decoraties opstellen is geen job die je van 9 to 5 kan doen. Daar hoort avond- en nachtwerk bij tijdens het weekend enz. en dat blijkt de overheid moeilijk te liggen. Ook het verzekeringsaspect ligt soms moeilijk, terwijl het alleen maar onze bedoeling is om onze opdrachtgevers (klanten) een maximale service te geven. Mensen mogen dit weten.

Annick Annaert:  We moeten allemaal meer leren netwerken op alle niveaus, want evenementen organiseren of invullen is altijd werken op lange termijn. Ik zou de bedrijven ook willen vragen om budgetten goed voor te bereiden.

Danny Brosens: Een goede planning is bepalend voor het succes dat je al dan niet boekt. Ik raad iedereen om op tijd te beginnen met de voorbereiding, de planning, de budgettering. Dat komt de kwaliteit van de organisatie zeker en goede.

Sophie Naze: Ik wil nog eens pleiten voor de oprichting van een beroepsvereniging die ervoor kan zorgen dat de negatieve perceptie die vaak tegenover ons beroep bestaat, kan ombuigen naar zijn juiste proporties.

Patrick Lorriper: We moeten onze klanten beter informeren over ons beroep, beter opvoeden met de kennis over wat er allemaal bij ons beroep komt kijken. Wat je niet weet, kan je niet beoordelen.

Peter Meyvis: Ik zou alle bedrijven willen aanraden: doe voort waar je goed in bent en geef de organisatie van je manifestaties in handen van specialisten. Laat je niet wijsmaken dat hierdoor het feest duurder wordt, het wordt alleen maar beter.

Axel Waelbers: Het woord crisis moeten we uit onze woordenlijst schrappen. Wij bieden de mensen “beleving” aan, middelen die de medewerkers of klanten van een bedrijf inspireren om een goed gevoel te creëren over hun job.

Frederique Naeyaert: Bedrijven moeten zich laten bijstaan door mensen die ervaring hebben in de sector. Mensen die ervoor zorgen dat de timing gerespecteerd wordt. Wij moeten meer luisteren naar de klanten zodat we de beste diensten kunnen aanbieden en de klanten moeten meer luisteren naar ons zodat ze tot de best mogelijke organisatie komen.

Jan de Wieuw: Wie een event wil geven, start best bij het begin. Bepaal eerst duidelijk het doel en de doelgroep en werk niet zomaar in het wilde weg. Kies daarna een partner op basis van een goed gesprek en een prijsraming. Geef achteraf ook feedback op alle offertes, of ze nu gekozen zijn of niet. Samenwerking op basis van openheid en duidelijkheid is de basis van een geslaagd evenement.

Jean-Pierre Cornelis: Ik vind dat de bedrijven het recht hebben van meerdere specialisten te contacteren en de offerte die het best bij hen past moeten nemen. Maar ik zou toch willen vragen van bij maximaal drie partijen offertes te vragen, want nu heb ik vaak de indruk dat er aan zoveel experts offertes gevraagd worden dat men niet alleen de organisatiebureaus overwerk bezorgt, maar dat men op de duur niet meer weet wat te beslissen.

Johnny Crijns: Het voornaamste is dat bedrijven tijdig alles moeten bespreken, zodat iedereen duidelijk weet wat de wensen zijn en waar het bedrijf naartoe wil. Dat is het voornaamste want dat is de enige manier om iedereen in dezelfde richting te laten denken.

Interview: Freddy Michiels
Foto’s Dominque Smets

Antwerpen krijgt een nieuw congrescentrum, ontwikkeld rond een vernieuwde Koningin Elisabethzaal aan het Koningin Astridplein. Zopas werden de architecten van dit nieuw te ontwikkelen project bekend gemaakt en werd ook het uitgekozen voorstel toegelicht. Het wordt voor Antwerpen een waardevolle meerwaarde op de internationale kaart. Op woensdag 21 april 2010 geeft de directeur van de Koninklijke Maatschappij voor Dierkunde (Zoo), Rudy Van Eysendeyk voor de leden en sympathisanten van de A12 Business Club een uitgebreide toelichting van dit project in de vergaderzaal van Gazet van Antwerpen op Antwerpen Linkeroever. Wie erbij wil zijn kan zich aanmelden bij de organisatoren.

Webdesign Desk02