De congrescentra in ons land hebben een grote toegevoegde waarde te bieden

Freddy Michiels
Vergader-, Educatie & Seminariefaciliteiten
Allaerts Luc
Camerman Lieve
Dhaene Jo
Gijbels Werner
Meynendonckx Wesley
Piessens Tanja
Simons Jan
Smidt Véronique
Snauwaert Nathalie
Ternier Alex
Torremans Rik
Van Royen Els

Een onderdeel van het bedrijfsmanagement dat nog altijd veel onderschat wordt is de interne (en externe) communicatie. Als je een statistiek zou maken van de oorzaak waarom zovele zaken fout geïnterpreteerd worden of gewoon slecht aflopen, dan zal ongetwijfeld boven aan de lijst “gebrek aan communicatie” staan. Communiceren vraagt overleg, vergaderen, verbaal contact houden met iedereen.

Vergaderen is geen tijdverlies, zoals vaak ten onrechte gedacht wordt, het kan voorkomen dat er misverstanden ontstaan, dat mensen onvoldoende geïnformeerd zijn en er wanorde in plaats structuur heerst. Overleg plegen, beleidsvisies meedelen, alle neuzen in dezelfde richting zetten, dat doe je best tijdens een meeting, een vergadering.

We nodigden enkele toonaangevende vertegenwoordigers van vergaderzalen uit om met ons de werking van de sector te bespreken tijdens een panelgesprek. Waren aanwezig:

  • Luc Allaerts (ALM Vergadercentrum)
  • Lieve Camerman (Business Faculty)
  • Jo Dhaene (Ibis Antwerpen Centrum)
  • Werner Gijbels (Breckpot Feest- & Seminariezalen)
  • Wesley Meynendonckx (Mercure)
  • Tanja Piessens (Utopolis)
  • Véronique Smidt (Domein Martinus)
  • Nathalie Snauwaert (Prem Group)
  • Jan Simons (Lamot Congrescenter)
  • Alex Ternier (De Schorre)
  • Rik Torremans (Brouwerij Het Anker)
  • Els Van Royen (Horta, Spiegelpaleis op de Meir)

Wordt er vandaag meer of minder vergaderd? Zijn de wensen van de klanten veranderd? Wat zijn de knelpunten van de sector? Deze en andere vragen legden we ons panel voor. En dit waren de antwoorden.

Wat zijn de knelpunten van de sector?

Wat is vandaag de voornaamste bekommernis van de panelleden met betrekking tot hun bedrijfsactiviteit? Welke knelpunten bemoeilijken vandaag de sector?

Alex Ternier: Wij zitten niet in dezelfde commerciële branche als hotels en aanverwanten. Wij moeten onze plaats op de markt op een andere manier vinden en verdienen. Wij zoeken een eigen doelgroep van klanten en proberen het MICE-principe vooruit te schuiven. Die combinatie proberen wij te doen groeien. Daarvoor moet nog wel een pak geïnvesteerd worden. Op het vlak van vergaderaccommodatie moeten wij zorgen dat we mee zijn met de trends, die ook in het commerciële zakenleven bestaan. Een overheid zoals de onze is onlangs nog maar pas wakker geworden is om op die moderne dienstverlening in te spelen. We moeten ons onderscheiden van de andere bedrijven hier rond de tafel door iets onafhankelijks te brengen in combinatie met MICE.

Luc Allaerts: Onze grootste bekommernis zijn de last minute-wijzigingen waarmee we regelmatig geconfronteerd worden. Een mooi voorbeeld daarvan heb ik gisteren nog meegemaakt. Het ging om een evenement voor 300 mensen. Er moest aanvankelijk geen receptie georganiseerd worden, maar op de dag zelf van het event werd gevraagd om tegen de avond voor een receptie te zorgen. In samenwerking met onze vaste cateringpartner zijn wij hier nog in gelukt, maar je begrijpt dat we het liever anders zien.

Jan Simons: Dat is een terechte opmerking en een tendens die zich al langer aan het zetten is en nog extremer wordt. Zo had ik onlangs het voorbeeld van een congres waarop zonder verwittiging een vertaler komt opdagen met al zijn materiaal, zodat dan nog snel wat tafels en dergelijke moesten worden klaargezet. Last minute wijzigingen gebeuren tegenwoordig constant. Het is nodig om je personeel te leren om met die flexibiliteit om te gaan, want daarin onderscheid je je van de rest.

Hebben jullie dan het gevoel dat veel mensen hun event onvoldoende voorbereiden? Ik kan me niet inbeelden dat je op de dag van het event nog snel beslist om een receptie te organiseren voor driehonderd mensen.

Jan Simons: Het gebeurt.

Nathalie Snauwaert: Een andere bekommernis is dat er tegenwoordig enorm beknibbeld wordt. Bij het voorbereiden van een receptie kijken de klanten echt naar het aantal hapjes. Dat vermindert het plezier van onze job wel.

Jan Simons: Het is ook een feit dat de voorbereidingen worden getroffen met de accountmanager en dat is niet altijd degene die op de dag zelf aanwezig is. De mensen die op het event zijn, hebben vaak andere ideeën.

Luc Allaerts: Dat is zo. Je krijgt situaties waar je als leverancier of operator snel moet kunnen op inspelen.

Jo Dhaene: Een andere bekommernis is de betreurenswaardige werking van het MICE-team van de stad Antwerpen. Ik spreek niet over de competenties van die mensen, maar wel over de werking. Er werken momenteel twee mensen in het MICE-team wat voor een stad als Antwerpen veel te weinig is. De manier waarop de aanvragen in de hotels gebeuren, is niet professioneel. Ik hoor soms dat een event niet kan doorgaan omdat het MICE-team geen kamers kan vinden in Antwerpen en als je dan even informeert, blijkt dat de helft van de hotels geen aanvraag gekregen heeft. Wij verliezen daardoor veel omzet. Ze zijn hiervan bewust en in overleg met Antwerp Hotel Association (AHA) zijn momenteel op zoek om MICE- aanvragen digitaal te behandelen in de toekomst. Daaraan gelinkt is er de hetze rond de Elisabethzaal, die er wel of niet gaat komen. Blijkbaar wordt dat eerder een oefencentrum voor het Filharmonisch Orkest van Antwerpen, waarbij het orkest voorrang krijgt en events daar nog ergens tussen moeten passen. Aan een groot bedrijf dat een congres wil organiseren, kan je toch moeilijk zo’n beperkt aantal data doorgeven?

Luc Allaerts: De Vlaamse regering heeft daarvoor 53 miljoen euro subsidies uitgetrokken?

Dat was toch niet het opzet voor de Elisabethzaal, dat de Filharmonie voorrang zou krijgen? Wij waren aanwezig op de aankondiging van de nieuwe congreszaal door minister-president Kris Peeters. Toen werd toch duidelijk gezegd dat de verankering van de Filharmonie groter werd, maar geen prioriteit zou hebben op de congressen. Is er misschien een onvoldoende correcte communicatie geweest? Wel merk ik dat de openingsdatum steeds opschuift.

Jo Dhaene: Ja, nu is het al 2016 geworden in plaats van 2014. De Elisabethzaal is ook geen volwaardig congrescentrum.. Er is nood aan een echt groot congrescentrum in Antwerpen, waar het drie stoelen principe kan worden toegepast.

Moet de sector regelmatig investeren?

Vergt de exploitatie van vergaderzalen en de terbeschikkingstelling van vergaderfaciliteiten een voortdurend proces van investering?

Luc Allaerts: Wij zetten daar in elk geval zwaar op in. Tegenwoordig moet het allemaal high definition zijn. In 2011 hebben we daar serieuze inspanningen rond gedaan. Toch wordt er nog flink wat materiaal ingehuurd, en daar worden soms enorme bedragen aan besteed.

Els Van Royen: Wij werken alleen met externe partners. Onze klanten verwachten bij ons geen intern materiaal. Wij werken met extra budgets en dat gaat goed.

Tania Piessens: Wij investeren continu in de aankoop van nieuwe technologieën inzake audio en visuele ondersteuning, maar ook in de aankleding en het comfort van de zalen. Dat is een absolute noodzaak.

Luc Allaerts: Men spendeert veel geld aan dergelijke technieken, zij is voor veel organisatoren zeer cruciaal.

Lieve Camerman: Als je kleinere vergaderingen of trainingen organiseert, verwacht men dat in elke zaal goede basisfaciliteiten aanwezig zijn. Wij incorporeren dat automatisch in de prijs. Bepaalde firma’s zoals grote ICT-bedrijven hebben een hogere capaciteit nodig. Zij zitten er niks mee in om het nodige budget uit te trekken om dat materiaal te gaan huren.

Werner Gijbels: Wij verhuren ook kleinere zalen, waarin alle faciliteiten aanwezig zijn. Dat is noodzakelijk om je klant vandaag te bedienen. Smartboards, flipcharts,… noem maar op, alles is aanwezig. Onze klant verwacht ook niet dat hij moet betalen voor een extra flipchart of iets dergelijks. Als een klant vier of vijf flipcharts vraagt, dan zal hij die krijgen. Dat is een service die wij leveren. Dat is voor ons een bepaalde meerwaarde. Wij halen daar bedrijven tot een capaciteit van zeventig tot tachtig mensen heel gemakkelijk mee binnen. Wij zien dat men daar in andere zaken, en dan voornamelijk in hotels, twintig tot dertig euro voor vraagt. Daar knappen bedrijven op af. We bekijken dat niet zozeer als een extra investering, maar als een middel om klanten te verwelkomen. Het is all-in tot koffiebreak, balpennen, snoepjes,… toe. Wat we wel doen, is steeds een beperkte zaalhuur vragen. Zo wordt de investering van een beamer gespreid over de zalen en over maandelijkse huurinkomsten die wij daarop verrekenen.

Wesley Meynendonckx: Daar moet ik u toch op tegenspreken. Ook de hotelsector gaat mee met de nieuwe tendensen en investeert in ingebouwde schermen, beamers tegen het plafond, e.d. Ook wij bieden een all-in formule aan en vragen geen huurgeld voor een flipchart of een beamer. Wij specialiseren vooral op de all-in formule en dan nog zonder zaalhuur. Onze klanten weten hoeveel het hen per persoon kost. Hiermee spelen we ook in op de tendens van de last-minute wijzigingen. Klanten die een vergadering voor twintig personen boeken en dan uiteindelijk met dertig of met tien komen, weten dat ze een vast budget per persoon moeten betalen, onafhankelijk van wat er op het laatste moment gebeurt.

Alex Ternier: Ik heb een vraag aan de mensen rond deze tafel. Wij hebben ook heel wat technische infrastructuur. Hebben jullie techniciens in huis?

Veronique Smidt: Wij werken met externe partners, zeker als het specifiek is. Het bedrijf waarmee we samenwerken is hypergespecialiseerd.

Els Van Royen: Daar staat wel een prijs tegenover.

Jan Simons: Wij hebben de combinatie van de twee. Onze klant verwacht een one stop shop, waarbij alle basisinfrastructuur aanwezig is. Daarnaast werken wij samen met een externe partner, waarbij het voor ons zeer belangrijk is dat die lokaal is, d.w.z. dat we die om elf uur nog kunnen bellen om iets te komen zetten. De klant verwacht dit.

Tanja Piessens: Wij merken dat voor audio-visuele presentaties e.d. het steeds complexer wordt. De presentaties moeten in alle zalen kunnen worden uitgezonden, captatie naar het buitenland, gamen in twee zalen,… het moet allemaal kunnen, vandaar dat wij eigen techniciens in huis hebben. We zijn daarin gespecialiseerd.

Alex Ternier: Wij moeten ook steeds meer beroep doen op externe partners. We hebben de mensen niet meer die dat kunnen. De techniek gaat immers erg snel. Er komt telkens wat nieuws op de markt.

Tanja Piessens: Het is soms verbazingwekkend te zien hoeveel budget naar catering gaat en hoe weinig overblijft voor ons, als locatie.

Nathalie Snauwaert: Je moet al die faciliteiten kunnen aanbieden. Onze klanten kennen het aanbod op de markt. Ze weten wie onze concurrenten zijn en wie wat kan aanbieden. Ze shoppen. Technologie staat niet stil. Je moet blijven investeren.

Hoe kan je een seminariecentrum in een moeilijker economisch klimaat, met stijgende prijsdruk, toch aan de hogere verwachting van klanten tegemoet komen en voor hen het verschil blijven maken?

Nathalie Snauwaert: In onze sector, de hotelsector, bieden wij all-in prijzen aan. We werken met pakketten waarbij een bedrag wordt vermenigvuldigd met het aantal personen dat komt. Je moet je profileren met hippe catering, moderne technologie,…

Wesley Meynendonckx: Wij maken op voorhand een duidelijke behoefteanalyse, waarbij we gericht vragen stellen aan onze klanten en daarop spelen we dan in. Wij spelen dan onze troeven uit.

Zijn het aanbod en de prijzen dan zo verschillend tussen de verschillende partijen?

Wesley Meynendonckx: Ik denk dat je zou schrikken hoeveel verschil er is in aanbod en interpretatie en uiteindelijk ook in kostprijs.

Lieve Camerman: Vooral de menselijke, persoonlijke aanpak is belangrijk. Je moet meedenken met je klant en flexibel zijn om last minute veranderingen goed op te vangen. Op die manier creëer je een trouw klantenbestand.

Rik Torremans: Klanten vragen ook offertes op maat. Vroeger hanteerden we een pakketprijs, nu dient het gepersonaliseerd te zijn. Het probleem daarbij is soms dat je moet proberen te achterhalen wat de klant precies wil, maar dat de klant dit zelf blijkbaar niet altijd weet.

Stellen de andere partijen dit ook vast? Dat de klant niet altijd weet wat hij wil?

Luc Allaerts: Eventbureaus weten goed wat zij willen en geven onmiddellijk hun behoeften aan. Klanten die niet regelmatig iets organiseren, moet je begeleiden. Je moet de klant kunnen laten kiezen. Dat is onze taak. Maar klanten gaan soms zeer ver, zeker als ze regelmatig over de vloer komen. Ze worden “accommodatie-eigen”, ook daar moeten wij over waken.

Werner Gijbels: Wij hebben drie jaar geleden een nicheproduct op de markt gezet, waarbij we ons op het culinaire focussen en hier een trap of twee hoger schakelden. We starten met een basispakket van waaruit we vertrekken. De klant wordt persoonlijk begeleid en krijgt een volledige persoonlijke service. Wij proberen alleen onze prijs commercieel op te drijven door ons product constant culinair te verbeteren. Wij kennen dit jaar een stijging van 91%. Je kan in Mechelen op weinig plaatsen goed eten. Er zijn weinig middenklasse restaurants en brasseries. Daar spelen wij perfect goed op in. Groepen van een twintigtal mensen, die vroeger op restaurant gingen, kunnen nu bij ons op niveau van een één sterrenrestaurant eten, gekoppeld aan complete vergaderingen, wat het succes van het verhaal is. We investeren enorm veel in keukentechnieken. Vergaderingen komen eigenlijk vanzelf.

Veronique Smidt: Wij hebben ook heel wat geïnvesteerd in catering. Wij proberen dezelfde prijs aan te houden, maar bieden kwalitatief betere ingrediënten aan. Nu hebben we geïnvesteerd in ons hotel en de kamers vernieuwd. De volgende stap is investeren in didactisch materiaal.

Jan Simons: Wij vinden het heel belangrijk om transparante prijzen te hanteren naar onze klanten toe, en niet te werken met pakketprijzen. Zo weten klanten wat ze krijgen voor hetgeen ze betalen. In de prijs zit alles in, ook het audiovisueel materiaal in de zaal. Alles staat klaar voor de klanten. Onze klant moet alleen zorgen dat zijn genodigden binnen geraken, wij zorgen voor al de rest. En daar dan een transparante prijs op plakken. Dat wordt hoe langer hoe belangrijker.

Jo Dhaene: Je hebt concurrentie tussen verschillende bedrijven in een stad, maar er is ook concurrentie tussen verschillende steden. Ik denk dat Antwerpen meer op de internationale markt moet gaan shoppen en als er opportuniteiten zijn, deze naar Antwerpen halen. Het is niet alleen zo dat wij de kwaliteit moeten leveren rond vergaderzalen en overnachting, maar de stad moet ook aantrekkelijk zijn. De bereikbaarheid is ook heel belangrijk en daar heeft Antwerpen een grote rol in op te nemen.

Jan Simons: Van bij ons ben je met de trein op acht minuten in de luchthaven.

Niemand kan tegenspreken dat Mechelen veel troeven heeft.

Nathalie Snauwaert: Mechelen is aan het boomen

Alex Ternier: De Vlaamse ruit met Antwerpen, Brussel, Gent, Leuven en Mechelen wordt eigenlijk één grootstedelijk gebied. Hierin moet je kunnen zorgen dat er accommodatie en faciliterende middelen zijn om die grote gebieden aan elkaar te linken. Mechelen en Boom liggen daarin niet slecht. Antwerpen ligt al aan de rand en is inderdaad moeilijk bereikbaar. Dat is iets anders dan evenementen naar Antwerpen halen. De provincie doet haar uiterste best om een en ander naar Antwerpen of de regio te halen. Er worden vrij grote sommen geld tegenaan gegooid om internationale activiteiten naar onze provincie te halen.

Zoals in vele gevallen is er veel onbegrip omwille van niet altijd zo’n dynamische communicatie.

Jo Dhaene: Communicatie is inderdaad heel belangrijk. Voor grote evenementen is een goed overleg tussen organisatie en hotelsector van groot belang om te vermijden dat bepaalde evenementen samenvallen met een grote jaarlijks weerkerende beurs Kijk naar het EK zwemmen.

Alex Ternier: Wij werken bijna uitsluitend met eventbureaus. Die komen zelf niet meer binnen. Uiteindelijk doe je het helemaal zelf. We moeten constateren dat zij vaak van toeten of blazen weten als het er op aan komt om budget te houden of afspraken te maken. Het EK zwemmen is een prototype geweest van hoe het niet moet. De stad verwijt ik niets. Ik denk dat zij een moedige beslissing genomen heeft.

Luc Allaerts: VOKA probeert tegen 2020 het congrestoerisme op een bepaald elan te krijgen. In Brussel zijn alle venues gegroepeerd in een aparte vzw

Waarom haakt een klant af?

Wat zijn de voornaamste redenen die door een potentiële klant aangehaald worden waarom een offerte niet omgezet wordt in een overeenkomst? Is het percentage tussen offertes maken en contracten maken groot?

Luc Allaerts: Eventbureaus vragen voor een happening minimaal drie offertes aan.  Zo heb je dus maar 33% kans dat uw accommodatie wordt uitgekozen

Nathalie Snauwaert: Het is een algemene tendens dat klanten meer offertes vragen en ons tegen elkaar uitspelen

Lieve Camerman: Eventbureaus kennen ook zelf dat probleem. Ik heb een aanvraag van twee eventbureaus voor eenzelfde klant. En liefst last minute. Vroeger werden events vijf tot zes maanden op voorhand gecommuniceerd. Nu slechts enkele weken.

Luc Allaerts: Het gebeurt dat de uitnodigingen al zijn verstuurd terwijl het contract nog niet getekend is.

Verandert de klant zelf nog veel aan de locatie die hij bij u afhuurt? Brengt hij nog zelf veel mee? Decoratie? Animatie?

Rik Torremans: Ik verwijs hier naar hetgeen reeds gezegd is, namelijk dat degene die de boeking doet, vaak niet bij het eigenlijke event aanwezig is. Ik heb bijvoorbeeld al gehad dat we een U-opstelling klaarzetten en op de dag zelf blijkt dat het een theateropstelling dient te zijn. Vaak weet men intern niet wie van wat op de hoogte is. Dat maakt het voor ons naar personeel toe niet gemakkelijk.

Ik denk in dit verband aan bijvoorbeeld de Waagnatie. Als je daar iets wenst te organiseren, ben je haast verplicht om bijkomende ingrepen te doen op het vlak van decoratie: doeken spannen,… Ik heb het gevoel dat bepaalde evenementenbureaus willen laten zien dat hun inbreng voor een meerwaarde zorgt.

Alex Ternier: Ik denk dat dit afhangt van de locatie. Bij ons gebeurt het vaak. Een organisator van een festival – en dan spreek ik niet meteen van Tomorrowland – wil graag zijn eigen look en feel geven aan zijn product. Uiteindelijk wordt dat een product an sich. Soms hebben we ermee te maken, soms niet. We hebben zelf een basis, waarmee we een andere sfeer kunnen creëren.

Jan Simons: Bij ons gebeurt dat bijzonder weinig. Evenementenbureaus schuiven  Lamot naar voor omdat ze weten dat die sfeer bij dat congres en die klant hoort. Het is aangekleed van zichzelf.

Tanja Piessens: Elke zaal heeft een eigen sfeer.

Nathalie Snauwaert: Het enige dat wordt meegebracht, is marketingmateriaal.

Wie biedt met eigen mensen catering aan? Ik heb het gevoel dat een meerderheid van de zaaluitbaters dat zelf doet. Wie stelt zijn ruimten ter beschikking voor cateringbedrijven die door de klant worden meegebracht?

Luc Allaerts: Ik ben van mening dat externe cateraars eruit moeten. Als je ziet hoe ze de locatie achterlaten, wat er allemaal verdwijnt,…

Rik Torremans: Inderdaad, je bent glazen kwijt, en hoe ze de keuken achterlaten… Vet, mayonaise,… wordt gewoon in de spoelbak gekapt, waardoor de leidingen verstopt geraken.  

Luc Allaerts: Met een externe cateraar heb je ook die soepelheid niet om op dezelfde dag nog een receptie voor driehonderd mensen te organiseren.

Els Van Royen: Het imago van de zaal gaat samen met de cateraar.

Wesley Meynendonckx: Is het ook niet om een stukje marge te houden?

Luc Allaerts: Wij werken samen met ISS-Catering. Dat bedrijf heeft mee geïnvesteerd in de uitbreiding van onze accommodatie.

Zijn er partijen die zelf events of activiteiten organiseren? Ik denk aan een late night show,…

Alex Ternier: Zeker, en ook op vraag van bedrijven. We krijgen regelmatig de vraag of we iets leuks kunnen organiseren. Wij zijn vaak ook ons eigen evenementenbureau. Wij steken vaak ook zelf iets in elkaar: een diner, een boottocht,…

Werner Gijbels: Wij zijn van start gegaan met een brochure, waarin we een programma hebben uitgeschreven met eigen evenementen. Het laatste evenement zal plaatsvinden in mei. Wat het programma behelst? Oudjaar, galadiners, thema-avonden,… Deze evenementen worden gekoppeld aan kamers. We hebben sinds kort ook een klein hotel met twintig kamers. Ook daarmee gaan we de gastronomische kant op. Dit heeft niets met vergaderen te maken, maar alles met amusement.

Veronique Smidt: Wij organiseren drie keer per jaar een thema-avond (wildfestival, kreeftenfestival, Valentijnfestival), gecombineerd met een gastronomisch diner, al dan niet gelinkt aan een kamer. Hiermee geven we de mensen uit de omgeving de kans om bij ons te komen. We organiseren dat al meer dan tien jaar. Meestal zijn we compleet volgeboekt.

Els Van Royen: Wij organiseren vier keer per jaar een brunch. De evolutie daarvan is stabiel. Meestal zijn we uitverkocht.

Jan Simons: Als erfgoedcentrum organiseren wij buiten het commerciële, tentoonstellingen, erfgoedactiviteiten,… waar een breed publiek op afkomt. Dat is een beetje onze brand die we naar voor willen schuiven, ook naar onze commerciële klanten toe en dat werkt wel.

Rik Torremans: Ons sterkste product is natuurlijk de brouwerijbezoeken. De vraag overstijgt daar momenteel het aanbod. In 2013 komt er een whiskystokerij bij. De geleide bezoeken eindigen steeds met een degustatie. De trend is dat de meeste groepen blijven lunchen of dineren. Het groeit als vanzelf.

Werner Gijbels: Wij schuiven een streekmenu naar voor met Mechelen bieren.

Rik Torremans: Onze chef maakt elk gerecht met ons bier. Als je ziet hoeveel Mechelse koekoek wij verzetten…

Alex Ternier: Dat hangt ook samen met besteding. Men merkt dat er ook dichtbij leuke dingen te beleven zijn. Ook de provincie gaat naar dat streekeigen verhaal toe.

Rik Torremans: In samenwerking met een plaatselijke kaasboer organiseerden we een bier- en kaasavond. De eerste dag dat deze activiteit bekend werd gemaakt, dienden we meteen al vier avonden bij te boeken. We hebben zelf een fiets- en wandelzoektocht georganiseerd. De fietszoektocht heeft een paar maanden gelopen. We hebben een prijsuitreiking gehad waar bijna duizend mensen een prijs hebben gekregen. Ik denk dat zelf dingen organiseren de trend is waar we naartoe moeten gaan. Dan kunnen we zonder eventbureaus verder

Het blijkt dat de culinaire instroom toch wel heel belangrijk is. Ik herinner me uit vorige panelgesprekken dat men beknibbelt op het budget, bijvoorbeeld overstapt van een warme maaltijd op broodjes,… Dit spreekt dit tegen. Is er terug aandacht voor betere kwaliteit?

Luc Allaerts: Je moet kwaliteit blijven aanbieden, of zelfs verhogen, maar de kostprijs moet op hetzelfde niveau blijven. Er wordt wel beknibbeld op het aantal hapjes.

Rik Torremans: Vooral de middenklasse werkt. Hoger klasse is moeilijk, lagere klasse is gevaarlijk.

Welke toegevoegde waarde bieden de panelleden?

Welke toegevoegde waarden hebt u potentiële klanten te bieden? Speelt u die ook als een troef uit?

Tanja Piessens(Utopolis): Het is een cliché maar bij ons is dat de persoonlijke aanpak. Ervoor zorgen dat alles perfect loopt. Negentig procent van onze omzet is B2C, de rest B2B. Het is de combinatie van verschillende factoren die het hem doen: de techniek, de service en een goede prijs.

Els Van Royen (Horta & Spiegelzaal Paleis op de Meir): Bij ons is dat vooral het historisch karakter van het gebouw, de aparte locatie, het feit dat we veel capaciteit hebben en trouw personeel.

Luc Allaerts (ALM Vergadercentrum): De combinatie van vergader- en eventcentrum. We beschikken over 22 zalen. We spelen ook in op tendensen. Onze grootste troef zijn de talrijke breakpunt rooms, die wij kunnen ter beschikking stellen bij grote events seminaries, die plenair starten en dan opgesplitst worden. Ook onze bereikbaarheid en gratis parking zijn belangrijke beslissingsfactoren.

Rik Torremans (Brouwerij Het Anker): Het totaalpakket dat we aanbieden.

Lieve Cammerman (Business Faculty): De persoonlijke aanpak en onze flexibiliteit. Wij hebben 21 zalen. Voor Brussel ook het feit dat we meer dan 250 gratis parkeerplaatsen hebben.

Veronique Smidt (Domein Martinus): Bij ons geldt ook de persoonlijke aanpak. Nieuwe klanten proberen we zeker uit te nodigen om kennis te komen maken. We nodigen ze uit voor een lunch zodat ze kunnen komen proeven van wat we aan te bieden hebben. Zo bouwen we aan een klantenbinding. Verder is er onze locatie, vlakbij een natuurdomein, in het groen. Klanten kunnen in alle rust vergaderen bij ons. We zijn heel flexibel. We proberen er ook voor te zorgen dat bij aankomst alles in orde is, zodat de mensen die iets organiseren bij ons heel gerust kunnen zijn en geen stress moeten hebben. Daarvoor is het belangrijk om op voorhand goed te communiceren, zodat er niets onverwachts kan gebeuren.

Werner Gijbels (Den Breckpot): Ook persoonlijke service, alsook snelheid van handelen. Wij zorgen ervoor dat een offerte standaard binnen de 24 uur wordt uitgewerkt. Inspelen op last minute. Culinair gaan we heel ver. We proberen ook een mooie waaier aan te bieden. We hebben in de binnenstad van Mechelen een locatie, alsook aan de rand. We hebben betalende parking, maar ook gratis parking. Daar waar we al eens een klant verloren door het bedrag dat voor de parking moest betaald worden – ik denk dat het zestien euro was – kunnen we vandaag een parking gratis aanbieden, door de klant over te hevelen naar een andere locatie, waar de parking gratis is. Ook slaapservice kunnen we aanbieden. Als je ook de weekenddagen kan volboeken, maakt dit je hotel extra rendabel.

Jan Simons (Lamot Congres- en erfgoedcentrum): Voor ons geldt de ligging in het stadscentrum in een historisch pand met een erfgoedkarakter, waaraan we een persoonlijke service en flexibiliteit koppelen, dit zowel voor als tijdens een event.

Alex Ternier (provinciaal domein De Schorre): Het domein op zich, de centrale ligging. We hebben veel eigen evenementen. De naam wordt alsmaar bekender. Je kan niet mooier hebben dan je eigen eventbureau in je eigen ‘hof’. Wel lanceer ik een warme oproep naar alle hotels hier aanwezig. We mankeren hotels in Boom.

Wesley Meynendonckx (Mercure Antwerpen Centrum Opera): In tegenstelling tot de meeste collega’s hier aan tafel die zeer grote en ruime vergadercapaciteit hebben, zijn wij gespecialiseerd in de beperkte capaciteit voor residentiële seminaries van twintig tot veertig personen waarbij we een all-in formule kunnen aanbieden met hotelservice, en waarbij we de klant één interessante prijs kunnen geven.

Nathalie Snauwaert (Prem Group):  Het totaalconcept en het maatwerk dat we aanbieden. We hebben ook een loyalty-programma waarbij klanten punten kunnen sparen. Het is ook mogelijk om raamakkoorden te maken. Ik heb veertien hotels in mijn portefeuille.

Jo Dhaene (Accor Hotels Antwerpen): We hebben hotels in het hartje van Antwerpen en aan de haven. Beide locaties hebben hun voordelen. Accor heeft ook een loyalty-programma, geldig voor alle merken. De Accor-groep heeft 64 hotels in België – en wie weet binnenkort ook één in Boom.

Welke tips kunnen we de lezers nog meegeven om ervoor te zorgen dat ze doeltreffender met u kunnen samenwerken?

Nathalie Snauwaert: Een open communicatie.

Alex Ternier: Belangrijk zijn ook klaar en duidelijke offertes, gedetailleerd, zodat mensen kunnen kiezen uit de verschillende mogelijkheden.

Jo Dhaene: De boekingen laten plaatsvinden. Geen last minute annulaties doorvoeren.

Luc Allaerts: De tendens van de economie zet zich bij ons door. Nu volgen vier tot vijf mensen een opleiding. Vroeger waren er dat gemakkelijk tien tot twaalf. Van zodra de break-even gehaald is, wordt de opleiding gegeven.

Zijn er nog frustraties op het vlak van de B.T.W.?

Luc Allaerts: Buitenlandse vestigingen denken ten onrechte dat je geen B.T.W. moet aanrekenen. Wij moeten ALTIJD B.T.W. aanrekenen.

Lieve Camerman: Extern vergaderen is beter en efficiënter dan intern vergaderen. Je kan in alle rust vergaderen en je wordt niet afgeleid. Niemand kan worden weggeroepen of zal tussendoor telefoon opnemen.

 

Interview: Freddy Michiels

Verslag: Nicole Verstrepen

Foto’s: Wilfried Deferme

Webdesign Desk02