Minder vierkante meters betekent niet altijd dat de kostprijs daalt

Freddy Michiels
Het Nieuwe Werken
Christophe Lagers
Kinnarps
Wim Vanderstraeten
Creando
Dirk Paelinck
Interoffices en Workero
Jean-Philippe Charon
Knight Frank België
Dennis D'haenens
Securex

Het arbeidsorganisatieconcept ‘Nieuwe Werken’ raakt meer en meer ingeburgerd. Zodanig zelfs dat de term Nieuwe Werken niet echt meer de lading dekt, zo bleek uit het panelgesprek dat kmo-insider onlangs organiseerde rond ‘HNW en kantoorinrichtingen’ en waarbij de panelleden liever termen hanteerden als flexibel werken, flex werken, slimmer werken, afstandswerken, telewerken,… Welke term ook gehanteerd wordt, slimmer werken zorgt voor nieuwe tendensen in de markt van de kantoorinrichting.

Kmo-insider ging in gesprek met:

• Christophe Lagers, sales manager bij Kinnarps, een Zweedse fabrikant van ergonomisch kantoormeubilair dat inzet op het bieden van oplossingen voor de werkomgeving, inclusief spaceplanning

• Wim Vanderstraeten, zaakvoerder van het organisatieadviesbureau Creando, dat bedrijven o.a. begeleidt in hoe ze toekomstgericht willen werken, inclusief het change management daarrond. Met een sterke focus op het ‘Slimmer werken’.

• Dirk Paelinck, eigenaar van Interoffices, een bedrijf dat tien business centers uitbaat, en Workero. Interoffices plant binnen afzienbare tijd de opening van vier nieuwe business centers en in 2019 komen er nog eens vier bij. Interoffices verhuurt ingerichte kantoorruimte met bijhorende diensten. Workero is een digitaal platform dat zorgt voor mobiliteit en interactie tussen bedrijven en professionals door creatieve werkplekken aan te bieden in hun respectievelijke kantoren.

• Jean-Philippe Charon, vertegenwoordigt de “Office Agency” sinds 2012 bij Knight Frank België, een van de vier grote vastgoedspelers in de wereld, met 15.000 personeelsleden in 60 landen, die werken in 418 kantoren. In ons land is Knight Frank gevestigd op de Avenue Louise in Brussel (25 medewerkers). Jean-Philippe is expert in het optimaliseren van vastgoedportefeuilles met een specialisatie in kantoren.

• Dennis D’Haenens, client relations supervisor bij Securex, een HR-dienstverlenend bedrijf. Securex begeleidt bedrijven bij elk facet van het ondernemerschap.

Flexibeler werken is de boodschap

Het flexibel werken zorgt wereldwijd voor een dalend aantal vierkante meters kantoorruimte, zoveel is zeker.

Dirk Paelinck: “In ons land tellen we vandaag 21.000.000 m² aan kantoorruimte. Tien jaar geleden was dat nog 28.000.000 m². De markt krimpt jaarlijks met 2% tot 3%. Toch is er ook verdoken leegstand. Bedrijven kunnen besparen op vastgoed en/of op personeel. Onderzoeken van dit jaar tonen aan dat 77% van de vastgoedmanagers van internationale bedrijven stelt dat ze zullen inkrimpen tussen dit en twaalf maanden. We moeten dus flexibeler gebruik gaan maken van de vierkante meters die ons nog zullen resten.”

De daling van het aantal vierkante meters komt volgens Wim Vanderstraeten door de socio-demografische evolutie, die een minder actieve populatie tot gevolg heeft, én door het feit dat het aantal thuiswerkers stijgt. Hij stelt dat bedrijven over het algemeen met ongeveer 65% van de capaciteit aan kantoorruimte toekomen. Hij haalt het voorbeeld aan van een lokaal openbaar bestuur waar per verdieping tientallen werkplekken zijn geïnstalleerd, maar waar op bepaalde dagen maar 7 mensen op één etage aan het werk zijn. Hij noemt dat totaal onverantwoord. Securex bijvoorbeeld stelt vast dat het vandaag met 7/10de ruimschoots toekomt.

Een werkplek kost gemiddeld 11.759 euro per jaar en per persoon

Ook de digitalisatie heeft een invloed op hoe we vandaag omgaan met kantoorruimte. Daardoor heb je minder kasten nodig. Het budget dat je daarmee uitspaart kan je volgens Wim Vanderstraeten beter investeren in meubilair waarmee je flexibiliteit en beleving creëert. Dirk Paelinck haalt aan dat in ons land een werkplek 11.759 euro kost en dat daarvan 6.765 euro naar ruimte en infrastructuur gaat. Dat bedrag is de laatste tien jaar dalend. Christophe Lagers spreekt liever van de kost per werknemer in plaats van over de kost per werkplek. “Richt je kantoren zodanig in dat je werknemers ergens kunnen gaan zitten afhankelijk van de job die ze gaan doen, individueel of in groep”, stelt Lagers.

Jean-Philippe Charon: “Adobe heeft in Londen een nieuw kantoor geopend met een looppiste errond, op de top van een wolkenkrabber. Krimpende vierkante meters wil niet altijd zeggen dat de kostprijs daalt. Ik werkte samen met een multinationaal bedrijf gevestigd in Diegem, waar de kostprijs per vierkante meter relatief laag ligt. Het saneerde 25% van zijn personeel en verhuist binnen afzienbare tijd wellicht naar de Europese wijk van Brussel. Daar hebben zij minder vierkante meters gehuurd, maar de huurprijs ligt aanzienlijk hoger. Maar daar kan het bedrijf in kwestie wel het nodige nieuw talent aanwerven om een edge te bemachtigen op hun concurrenten in de sector. Je moet je als bedrijf ook aanpassen aan de mensen die voor je werken. Het loon is belangrijk, maar ook zeker de kwaliteit van het kantoor en sfeer van de werkomgeving waar je enorm veel tijd spendeert.”

Wat de panelleden brengt op het feit dat werknemers vandaag niet alleen steeds meer flexibel werken, maar ook bepaalde wensen hebben op het vlak van de inrichting van hun werkplek.

Dirk Paelinck: “Nu al geeft 38% van de millennials de voorkeur aan flexibel werken, en dan liefst onafhankelijk. Zij willen zelf kiezen wanneer zij werken. Dat komt veel bedrijven ten goede want er moet minder geïnvesteerd worden in liabilities. Van de 21 miljoen m² kantoorruimte die er is in ons land, was vijf jaar geleden ongeveer 1,2% bestemd voor flexibele werkconcepten. Vandaag is dat 2,1%. Flexibele kantoorruimten waar collaboratief kan gewerkt worden, worden toonaangevend in de komende vijf tot tien jaar. De markt groeit elk jaar met 12% tot 15%. Tussen dit en 2030 zal ongeveer 30% van de kantooroppervlakte ingericht zijn als flexibele kantoorruimte, waar met flexibele contracten zal gewerkt worden. Wanneer je je ruimte gaat indelen en aankleden, moet je in de eerste plaats kijken welke nieuwe technologie je gaat aanwenden en waar en hoe je die ter beschikking stelt van je werknemers. Een coffee corner voor informele contacten, een digital wall waar werknemers kunnen samenkomen en beginnen brainstormen bij de beelden die ze kunnen oproepen,... Voor millennials is connectiviteit belangrijk.”

Thuis is waar je werkt?

De millennials willen volgens Jean-Philippe Charon ook graag veel dichter bij huis werken, een gegeven dat Dirk Paelinck illustreert met een cijfer. “In Nederland gaf in 2016 71% van de bedrijven aan in een straal van 700 meter rond een station te willen zitten”, aldus Paelinck.

Wim Vanderstraeten ziet vandaag stations, gemeentehuizen en stadhuizen omgevormd worden tot business centra. “De overheid gaat massaal op verschillende niveaus flexkantoren creëren voor privaat gebruik. Zo kunnen ze BTW compenseren in hun bouwprojecten. Het wordt dus fiscaal gestimuleerd om zelf business centra te ontwikkelen. Dat is wraakroepend, want er is al veel leegstand. In Nederland heb je de zogenaamde Green Desks. Dat zijn bedrijven die ruilsystemen gecreëerd hebben. Een bedrijf heeft b.v. tien werkplekken vrij. Als je lid bent van Green Desks, dan kan jouw personeel daar werken. Zonder kostencalculatie. We evolueren naar een heel andere manier van gebruik van onze kantoren. De nieuwe generatie is bereid om te ruilen of te delen, of om iets te doen voor elkaar. Ons economisch stelsel zou wel eens een enorme disruptieve neiging kunnen krijgen door deze evolutie.”

De kostprijs van de kantoren verhogen ook door het stuk beleving dat bedrijven vandaag voor hun werknemers creëren. Voorbeelden daarvan zijn een pooltable of voetbaltafel op kantoor, de glijbaan waarmee de werknemers van C-Mine naar de receptie komen, de bureaus mét fiets bij Securex, de switch in veel bedrijven naar poefjes, zeteltjes, cosyness op kantoor. Wim Vanderstraeten geeft de Corda Campus in Hasselt als voorbeeld mee, waar steeds meer faciliteiten worden aangeboden (boodschappendienst, wasserij- en strijkdienst). “De campussen van de toekomst zullen uitgerust worden met een restaurant, café, bioscoop, fitness. Alleen kan je zulke campussen niet zomaar vlakbij het openbaar vervoer creëren”, stelt hij. De vele faciliteiten bepalen volgens Jean-Philippe Charon ook het succes van het business center op de kleine ring van Brussel.

Dirk Paelinck: “De occupier cost (per werknemer) daalt al meer dan 10 jaar, niet spectaculair, maar toch. Voor België is dat met 150 à 200 euro per jaar, maar dat is al wel meer dan tien jaar bezig. Er wordt meer geïnvesteerd in de inrichting van de kantoren. Overal daalt de kost per werkplek (= wat een werknemer kost aan het bedrijf op vlak van infrastructuur,...), maar de inrichtingskost stijgt. Een vakmagazine heeft aan 20.000 millennials gevraagd of ze bereid zouden zijn om sommige voordelen, verbonden met het loonpakket, te laten vallen voor een betere werkruimte. 69% zei ja. Dat is fenomenaal, maar dat geeft wel aan wat ons te wachten staat”, stelt hij.

16% van de werkgevers heeft volgens Dirk Paelinck oog voor de well-being op het werk van de werknemers, maar daar tegenover staat dat 36% van de millennials dat eist en op basis daarvan zijn werkgever kiest. Tendensen om over na te denken wanneer je het kantoor van de toekomst wil inrichten.

HOE MEER WE BEWEGEN OP HET WERK, HOE BETER

“Zitten is het nieuwe roken” zo klinkt het al langer. We vervangen onze statische burelen dan ook het best door dynamisch meubilair dat ons toelaat om regelmatig te bewegen. En als we dan toch zitten, dan doen we dat best ergonomisch, want rugklachten blijken nog altijd de voornaamste fysieke reden voor absenteïsme en lage rugpijn is de vaakst voorkomende chronische aandoening.

Christophe Lagers: “Het feit dat we niet meer verknocht zijn aan onze bureaus, zorgt op zich al voor mindere rugklachten, maar als je langer dan twee uur op dezelfde werkplek werkt, heb je een ergonomische stoel nodig. Ook statafels zijn nuttig. Hoe meer je beweegt op het werk, hoe beter. Het flexibel werken helpt daarbij. Vandaag evolueren we van individuele ergonomie naar groepsergonomie. Zeker gezien de war on talent investeren bedrijven in goed, ergonomisch meubilair. Maar de producten moeten ook op een ergonomisch manier gebruikt worden. Als ik met mijn 1,95 meter in een auto stap, pas ik meteen de zetel aan mijn morfologie aan. Die reflex moet je ook hebben voor je werkplek.”
Wim Vanderstraeten vertelt dat werknemers in Nederland verplicht worden om aan statafels te werken, die elektrisch verstelbaar zijn. Iedereen moet zijn bureau op zijn eigen manier kunnen configureren. Ook de Scandinavische landen doen het volgens Christophe Lagers goed op dat vlak.
Bij Securex krijgen de werknemers volgens Dennis D’Haenens de mogelijkheden aangereikt, met statafels, verstelbare bureaus, swoppers maar zitten de meeste personeelsleden gewoon op hun bureaustoel.

“Bedrijven evolueren razendsnel
naar een co-working model”

Uit de States komt de trend ‘corporate co-working’ overgewaaid, waarbij bedrijven ruimte ter beschikking stellen van freelancers, maar ook van werknemers van andere bedrijven. Deze trend is momenteel bijzonder hot in de States en in Azië en gaat zich volgens Dirk Paelinck doorzetten. “73% van de multinationale bedrijven evolueert naar een co-working model binnen de drie jaar”, aldus Dirk Paelinck van Interoffices. Ook Wim Vanderstraeten ziet de trend.
Wim Vanderstraeten: “Wij zijn zelf nu al vier jaar gehuisvest in een gebouw dat we zelf mee ontwikkeld hebben voor een openbaar bestuur. Twaalf preferred suppliers van dat gemeentebestuur hebben er mee onderdak. Lokale besturen worden gestimuleerd om een business center te starten en de commerciële exploitatie aan een andere partij over te laten. Het bestuur poetst voor ons en verzorgt ons onthaal. We kunnen gebruik maken van de was- en strijkdienst en er is een fancy bistro in huis. We kunnen beschikken over een multimediaruimte voor videoconferenties met 34 mensen. We zetten dat nu ook op voor een aantal andere gemeentebesturen in Vlaanderen. Bedrijven en gebouwen gaan geen een-op-eenrelatie meer aan in de toekomst. Een ander voorbeeld is dat van Radio 2, waarvan de studio in Hasselt naar het stadskantoor verhuist. Daar komt ook een wijnbar en een rechtstreekse toegang naar de Inno.”
In navolging van deze trend heeft Dirk Paelinck op 13 oktober 2017 zijn nieuw bedrijf Workero gelanceerd, een digitaal platform dat bedrijven toelaat om hun vierkante meters met elkaar te gaan delen. Dit initiatief laat kleine, middelgrote bedrijven en multinationals (waaronder een bank, een auditkantoor, een hospitality bedrijf, etc) toe hun kantoren om te vormen naar lokale co-working centers. Zo staan deze bedrijven dichter bij hun klanten-ondernemers en zo laten ze ondernemers ook connecteren met elkaar. Dat is een nieuwe manier om samenwerkingsverbanden aan te gaan (samen koffie drinken in de coffee corner,…).

Interview: Freddy Michiels

Verslag: Nicole Verstrepen

Foto's: Wilfried Deferme

Webdesign Desk02