Nauw contact met een advocaat kan een bedrijf veel geld besparen

Freddy Michiels
Groepsfoto.jpg(image/jpeg)
Bergmans Jan.jpg(image/jpeg)
De Schutter Kris.jpg(image/jpeg)
Janssens Roel.jpg(image/jpeg)
Kemps Johan.jpg(image/jpeg)
Lauwers Magda.jpg(image/jpeg)
Tombeur Virginie 2.jpg(image/jpeg)
Van MieghemDirk.jpg(image/jpeg)
Van Ooteghem Koen.jpg(image/jpeg)
Vercraeye Kathleen.jpg(image/jpeg)

Verschillende, gespecialiseerde, zelfstandige beroepen kampen nog steeds met een vorm van toegankelijkheid. Geen enkele ondernemer trekt het nut van een boekhouder in twijfel om zijn boekhouding en fiscaliteit volgens de wettelijke voorschriften op orde te houden. Diezelfde vanzelfsprekendheid geldt niet voor alle extern te leveren diensten in het bedrijfsleven. Niemand die het belang van een advocaat zal betwisten, maar er zijn toch nog vele gevallen waarin de hulp van een juridisch adviseur al te lang uitgesteld wordt.

Voor kmo’s zijn advocaten in de regel – volgens de recentste onderzoeken – nog altijd in de eerste plaats de hulpdiensten bij de inning van onbetaalde facturen. Om ongehoorzame klanten voor de rechter te brengen heeft men nu eenmaal een advocaat nodig. Maar een advocaat is veel meer dan dat. Vele bedrijven zouden geld kunnen verdienen – of minder geld verliezen – indien ze tijdig gebruik zouden maken van de kennis, ervaring en expertise van een advocaat. En dat geldt voor vele domeinen, en zeker niet uitsluitend voor de dagvaarding van ongehoorzame of moedwillige klanten.

Naar het voorbeeld van de Amerikaanse bedrijfswereld, hebben verschillende ondernemingen zich de voorbije jaren “versterkt” door een advocaat als externe adviseur aan te werven voor alle aangelegenheden die met om het even welke vorm van verbintenissen te maken hebben. Bedrijven kunnen hun voordeel halen door ervaren juridische experts te raadplegen vooraleer zij vernieuwingen doorvoeren, contracten opstellen, evaluaties omzetten in nieuwe acties en dies meer. Soms gaat het om kleinigheden die de bedrijfsleider over het hoofd ziet wegens een gebrek aan tijd en concentratie. Het begint al bij de opstelling van de factuur, de opstelling van de verkoopvoorwaarden, het aanbieden van nieuwe diensten of producten. Elk bedrijf kan zich geld en zorgen besparen door voorafgaandelijk overleg te plegen met een gespecialiseerd advocaat. De voorbereiding van een overeenkomst is even belangrijk dan het realiseren van een overeenkomst.

Een bekend zakenman zei mij ooit: “Als twee mensen een overeenkomst maken, is er altijd één die de ezel is. Zorg er dus altijd voor dat jij niet de ezel bent.” Nog beter is natuurlijk dat geen van de twee partijen de ezel is, dat zal alleszins de duurzaamheid van de overeenkomst bevorderen.

Omdat de aanwezigheid van een advocaat in de onderneming zo belangrijk is, hielden we voor het eerst in het bestaan van dit blad, een panelgesprek met enkele toonaangevende advocaten, gespecialiseerd in hun dienstverlening aan de bedrijven. We legden hen de problematiek voor en vroegen hen wat we – als bedrijfsleiders – moeten doen om beter en efficiënter met een advocatenkantoor samen te werken en daar dus ons voordeel uit te halmen. Volgende advocaten waren bereid dit panelgesprek bij te wonen:

  • Jan Bergmans (Bergmans & Dams)
  • Kris De Schutter (Loyens & Loeff)
  • Roel Janssens (Janssens Roel)
  • Johan Kemps (Kemps & Vanstraelen)
  • Magda Lauwers (EVC Law)
  • Virginie Tombeur (La.on Lawyers)
  • Dirk Van Mieghem (Van Mieghem & Partners bvba)
  • Koen Van Ooteghem (VAV Advocaten)
  • Kathleen Vercraeye (Orde van Vlaamse Balies)

Justitie en alle beroepen die binnen dat kader actief zijn, ligt de laatste jaren herhaaldelijk onder vuur. “Slechte wetten, vooral slecht geschreven wetten,” zeggen de advocaten en de magistraten. “Lakse houding en een te hoge tolerantiegraad,” repliceren de politici. Feit is dat het voor de normale mens onbegrijpelijk wordt dat er zoveel criminelen – zowel in handelsrecht als in strafrecht – door procedurefouten vrijgepleit  worden. Sommigen vermoeden er “afspraken” achter waardoor “Vrouwe Justitia” geen dienst bewezen wordt.

Het beroep van advocaat wordt vaak onderschat

De regering Di Rupo heeft gesleuteld aan de wetgeving en stelt met Annemie Turtelboom, minister van Justitie, nog andere veranderingen in het vooruitzicht. Hebben de beslissingen van de nieuwe regering invloed op de sector? Zo ja, op welke manier en hoe gaan jullie daar mee om?

Magda Lauwers: De beslissingen van een regering inzake juridische aangelegenheden hebben altijd invloed op ons werk. Wanneer de wetgeving verandert, moeten wij ons aanpassen. Binnen ons beroep is niet iedereen kwalitatief geschikt om daar zonder stress mee om te gaan. Het is ook vaak een stressy beroep en weinig mensen realiseren dit.

Wil dit dan zeggen dat het niet altijd makkelijk is om geschikte medewerkers te vinden? Zijn alle medewerkers van een advocatenkantoor juridisch geschoold?

Kathleen Vercraeye: Vaak  werken in een advocatenkantoor ook administratieve medewerkers (secretariaatspersoneel, informatici enz) die niet juridisch geschoold zijn. Daarnaast heb je de advocaten van het kantoor. Medewerkers - advocaten zijn uiteraard juridisch  geschoold (minstens 5 jaar universitaire studies rechten, daarna een 3 jaar stage-opleiding onder leiding van een ‘patroon’). De instroom van de universiteit naar de balie is op dit  ogenblik  ongeveer gelijk verdeeld 50/50 mannen en vrouwen. De instroom van medewerkers (stagiairs) is geen probleem. Er zijn voldoende mensen die de kwaliteit en de vaardigheid in huis hebben om in een advocatenkantoor goed te functioneren. Wie dit beroep langer uitoefent voelt soms wel de behoefte om eruit te stappen.

Virginie Tombeur: Er zijn twee kantelmomenten in ons beroep: 5 jaar balie en de dag dat je jezelf de vraag gaat stellen: kan ik dit wel blijven verder doen? Er wordt soms ook wat ondernemerschap van ons verwacht.

Dirk Van Mieghem: Wie van een kantoorjob van 9 tot 5 houdt, heeft het beroep niet begrepen. Er moet vaak veel later gewerkt worden om dossiers tijdig klaar te krijgen.

Koen Van Ootheghem: De dienstbaarheid moet de drempel verlagen bij het publiek. Een advocaat moet vandaag een stukje middenstandersmentaliteit hebben.

Jan Bergmans: Dat klopt. Er wordt van ons ook verwacht dat we ondernemerschap in huis hebben, niet alleen om onze klanten te verstaan maar ook om ons eigen kantoor te leiden. Dat zet druk op ons beroep en niet iedereen is stressbestendig.

Johan Kemps: De wetgever heeft veel druk op ons gelegd. Er komt jaar na jaar meer logistiek aan te pas.

Kathleen Vercraeye: Wij zijn altijd bezig, want je moet altijd een oplossing zoeken voor een klant. Niet alle oplossingen bieden zich “vanzelf” aan.

Kris De Schutter: De wetgeving is ook niet altijd zeer duidelijk. Ik vind dat we toch iets te veel tegen onze klanten moeten zeggen dat we het niet weten, dat de wetten onduidelijk zijn, enzovoorts. Wij moeten toch vaal vraagtekens plaatsen achter bepaalde beslissingen.

Roel Janssens: Ik kan hier op inpikken en stellen dat de wetgeving van heden het ons niet altijd eenvoudig maakt: wat thans geldt kan binnenkort gans anders zijn en dat maakt dat bv.  een advies geven niet altijd eenvoudig is, laat staan lange procedures voeren, waar er tussentijds zaken kunnen wijzigen.

De notarissen hebben niet kunnen weerhouden dat zij btw-plichtig werden. De sector van de advocatuur wel. Waarom moet een advocaat vrij van btw blijven volgens de panelleden?

Johan Kemps: Hier worden wij rechtstreeks geraakt. Wij hebben bedenkingen bij de invoering van btw voor advocaten. Momenteel vallen wij hier nog niet onder, maar de gerechtsdeurwaarders en de notarissen al wel.

Kathleen Vercraeye: Die discussie moet gevoerd worden vanuit het standpunt van de rechtzoekende die de btw zal betalen. De Orde van Vlaamse Balies is van oordeel dat de bestaande vrijstelling van btw voor diensten van advocaten behouden moet blijven om een veelvoud van redenen. Een invoering van btw (21%) op dienstverlening van advocaten, zou in elk geval in het nadeel van de particuliere burger zijn, want die zal dan hoe dan ook 21 procent meer betalen dan vandaag, aangezien een particulier geen btw recupereert.

Johan Kemps: De invoering van de btw zou een slechte zaak voor mij zijn als ondernemer. Wij maken ook pro-deo’s. Het is niet goed voor de rechtsverzekering en de advocaat zal hoe dan ook duurder worden.

Virginie Tombeur: Toch denk ik dat het maar uitstel van executie zal zijn, wetende dat gerechtsdeurwaarders en notarissen al wel btw-plichtig zijn. Wij werken veelal voor bedrijven die de aangerekende btw kunnen recupereren, waardoor dit finaal geen verschil maakt en wij als advocaten ook van dit voordeel kunnen genieten. 

Een advocaat doet meer dan pleiten

Hebben de panelleden de indruk dat bedrijven makkelijk beroep doen op een advocaat? Of is het veelal nog zo dat dit de laatste stap is om gelijk te krijgen of een beslissing af te dwingen? Maken bedrijven tegenwoordig ook preventief gebruik van een juridisch adviseur? Krijgen jullie een contract dat uw klant afsluit te lezen voor het contract getekend wordt bijvoorbeeld?

Jan Bergmans: Bedrijven tonen mogelijk een zekere drempelvrees, maar van zodra ze de deur van een advocaat gevonden hebben, blijven ze terugkomen voor andere zaken. Een advocaat geeft gemoedsrust en kan problemen voorkomen.

Roel Janssens: Er zijn mensen die goedbedoeld alles zelf willen oplossen, maar als het dan tegenvalt en ze uiteindelijk toch beroep doen op de tussenkomst van een advocaat, en dus het verschil merken, dan blijven ze je raadplegen door contracten vooraf te laten nalezen. Mensen moeten weten dat pleiten niet de hoofdactiviteit van een advocaat is in handelsrecht,  arbeidsrecht of welke andere materie dan ook. Het overgrote deel van ons werk is dossiers analyseren, puur opzoekingwerk aan de hand van onze kennis van de wetten en de rechtbankuitspraken. In Nederland zijn er vier vrije beroepen die als noodzakelijke dienstverleners beschouwd worden voor de bedrijven: de boekhouders, de advocaten, de gerechtsdeurwaarders en de financiële experts.

Virginie Tombeur : Een goede raad of advies kost geld, een slechte raad of geen advies inwinnen kost dikwijls veel meer. Het is veel aangenamer om reeds  proactief of van bij de aanvang bij een probleem betrokken te worden dan wanneer het kalf verdronken is  en het dan te moeten reanimeren.

Magda Lauwers: Sommigen beschouwen het als een verdienste wanneer ze alles zelf doen. Bedrijven moeten weten dat wij een partner zijn. Ik heb nog nooit problemen gehad om een goede relatie met klanten te ontwikkelen. Vooral familiebedrijven wensen een solide samenwerking met ons als partner.

Kathleen Vercraeye: Wij moeten inderdaad partners zijn van onze cliënten. Wij moeten hen overtuigen dat een advocaat juridische adviezen geeft, mee onderhandelt en bemiddelt en indien nodig naar de rechtbank stapt, in functie van de noden van hun bedrijf. De combinatie van onze specifieke competenties naast de competenties van de bedrijfsleider en zijn andere adviseurs, is belangrijk.

Johan Kemps: Wij zijn ook geen concurrenten van de accountants. Wij erkennen elkaars competenties. De revisor, de notaris en de advocaat moeten door het bedrijfsleven als een gezamenlijke partner beschouwd worden.

Koen Van Ooteghem: De klanten begrijpen het niet altijd. Er zijn ook koppige klanten die alles beter weten en nog liever een slecht vonnis hebben dan een voorstel van compromis waar wij naar streven. Ik geef les aan kmo’s en leer hen zeer eenvoudige zaken ontdekken. Soms verpesten de bedrijven de mogelijkheden tot een goed besluit omdat ze nalatig zijn geweest.

De indruk bestaat dat rechtbanken partijen die zich laten verdedigen door een advocaat, strafvriendelijker behandelen dan partijen die zichzelf verdedigen. In vele gevallen, zo wordt ons medegedeeld, worden feiten milder gestraft voor de politierechtbank wanneer de betrokkene zich laat verdedigen door een advocaat. Is dit ook de mening van de panelleden?

Dirk Van Mieghem: Dat moet genuanceerd worden. Ik heb de indruk dat voor eenvoudige misdrijven, een betichte die zelf naar de Politierechtbank stapt, er beter zoniet even goed van af komt dan dat hij met een advocaat zou geweest zijn. Vrouwe Justitia heeft niet voor niets een blinddoek voor, zij ziet niet wie er voor haar staat,  hoewel … ze is niet doof. Het woord Advocaat komt van het Latijnse ad- vocare : er bij roepen. De Advocatus, de bijgeroepene kan het  meestal goed uitleggen en dat loont … 

Jan Bergmans: Het hangt af van de manier waarop een klant zich gedraagt. Een diplomatische aanpak vanwege de advocaat kan soms toch wel het verschil maken. Wij zullen bijvoorbeeld nooit tegen het dossier in pleiten, maar wél altijd de klant in een zo goed mogelijk daglicht  trachten te stellen, door bijvoorbeeld de  omstandigheden waarin de overtreding werd begaan, toe te lichten. Als je regelmatig voor de politierechtbank pleit, weet de rechter op de duur dan ook wel wat ze van u als advocaat kunnen verwachten. Omgekeerd ken je als advocaat op de duur ook de vaste rechtspraak van de politierechter, zodat je geen verweer voert dat al bij voorbaat gedoemd is om te mislukken.  Eén en ander  kan alleen maar in het voordeel van de klant spelen.

Johan Kemps: De professionele kennis van een advocaat moet in principe altijd tot een beter resultaat leiden.

Men weet wel waar men begint maar niet altijd waar men eindigt

Op welke basis rekent een advocaat in handelsrecht zijn diensten aan? Elders in dit blad publiceren we een artikel over de manier waarop advocaten hun erelonen en kosten berekenen, maar hoe is op dit vlak de ervaring van onze panelleden?

Kathleen Vercraeye: Er zijn geen opgelegde (minimum)tarieven van erelonen. En er zijn verschillende criteria en methodes om erelonen en kosten te berekenen. In de regel moet het werk van een advocaat betaald worden: dat is nogal logisch. Het systeem van “no cure, no pay” is overigens in België niet toegelaten.

Jan Bergmans: De rechtsplegingvergoeding is weinig bekend bij de ondernemers. Bedrijven weten nog onvoldoende dat de partij die een rechtszaak verliest,  veroordeeld wordt tot het betalen van een rechtsplegingsvergoeding. De rechtsplegingsvergoeding is een forfaitaire tegemoetkoming in het ereloon van de advocaat die de zaak wint. Het is dus een soort schadevergoeding die de verliezende partij moet betalen aan de partij die in haar gelijk wordt gesteld. Voorwaarde is uiteraard dat de winnende partij zich tijdens de procedure liet bijstaan door een advocaat. Iemand die zichzelf verdedigt, heeft geen recht op een rechtsplegingsvergoeding. Uiteraard kan de winnende partij met de ontvangen rechtsplegingsvergoeding, afhankelijk van de aard van de zaak en de gemaakte ereloonafspraak tussen partijen, al dan niet volledig het ereloon van zijn/haar advocaat voldoen.

Johan Kemps: In de meeste zaken wordt door een advocaat met een provisie gewerkt, d.w.z. dat de advocaat een voorschot vraagt op de kosten die hij moet maken om een zaak te behartigen.

Virginie Tombeur: Wij zeggen altijd van bij het begin aan de klant hoeveel iets gaat kosten. Zo zijn er geen misverstanden en weet de klant ook wat hij mag verwachten, ook al kan je dat niet steeds tot op de laatste eurocent voorspellen. Daarom maken wij in bepaalde dossiers van bij de aanvang met de cliënt een duidelijke overeenkomst met uurtarieven, kosten per brief, fax, enz. Dan blijft niemand met een kater zitten, noch de cliënt noch de advocaat.

Dirk Van Mieghem: Men kan als advocaat niet altijd alles voorzien wat betreft de kosten. Men weet bij een procedure wel waaraan men begint, maar niet waar men gaat eindigen. Men kan op voorhand niet inschatten hoe fel het verweer zal zijn. Koppige klanten maken rijke advocaten... zo wordt gezegd. 

Johan Kemps: De klant krijgt altijd een overzicht. Hoe meer werk je aan een dossier hebt, hoe meer het kost. Soms is er op dat gebied te weinig openheid en dat moeten we vermijden. Als je vandaag niet transparant werkt, kan de tijd tegen je spelen. We hebben er alle belang bij van duidelijk en transparant te zijn.

Kathleen Vercraeye: Soms zijn er ook kosten die geen kosten zijn van de advocaat maar die toch moeten gemaakt worden, bijvoorbeeld gerechtskosten, kosten van deskundigen.

Magda Lauwers: Wij factureren maandelijks een uurloon. Elk dossier is natuurlijk anders, want elke opdracht is maatwerk. De grootste openheid met de klant is wel aan te raden.

Roel Janssens: Openheid en transparantie is meer dan gewenst, zeker als het gaat om procedures die lang kunnen duren. Op mijn webstek staat zeer duidelijk wat alles kost en als de cliënt daaromtrent vragen heeft naar aanleiding van bv. een tussentijdse factuur, mag hij steeds op kantoor één en ander komen inkijken. Het blijft uiteraard onmogelijk om perfect vooraf te zeggen op welke dag je zaak gedaan zal zijn en hoeveel het dan gekost zal hebben, doch je kan minstens een richtcijfer geven.

Wacht niet te lang voor je een advocaat inschakelt

Vanaf 16 maart 2013 moet de Belgische wetgever een richtlijn van Europa (betaalverkeer) omzetten in een nationale wet. Kort samengevat: waar nu iedereen vrij kan beslissen over de betalingstermijn, wordt voortaan (vanaf 16 maart 2013) de regel voor alle bedrijven dezelfde: 30 dagen na levering of na factuurdatum en – indien beide partijen dit vastleggen – maximaal 60 dagen na levering en/of factuurdatum. Bovendien wordt automatisch een intrestvoet ECB + 8% toegepast en een administratiekost van (minimum) 40 euro. Ziet u dit in de praktijk ook lukken?

Kathleen Vercraeye: Als een debiteur de factuur niet tijdig betaalt, zal dit in de praktijk nog altijd betekenen dat de onderneming stappen moet ondernemen voor inning van de factuur. Voor mij staat het als een paal boven water: de advocaat blijft je beste partner. Geef hem of haar de kans zijn werk te doen en je zal het beste gediend zijn.

Dirk Van Mieghem: Deze nieuwe richtlijn zal niets veranderen. Het kan alleen sommige zaken laten verschuiven naar de gerechtsdeurwaarders. In Nederland is het bijvoorbeeld al mogelijk dat een gerechtsdeurwaarder rechtstreeks naar de rechtbank trekt.

Jan Bergmans: De advocaat blijft de beste partij om een zaak te behandelen, ook op het vlak van incasso.

Dirk Van Mieghem: De klant moet er alleen voor zorgen dat een advocaat zo snel mogelijk zijn werk kan doen. Alles is een kwestie van snelheid. Hoe ouder een vordering hoe moeilijker het wordt om resultaat te boeken. Daarom: wacht niet te lang voor je een advocaat inschakelt. Ook op het vlak van incasso van factureren: wacht niet te lang. Laat dossiers niet slenteren. Wacht zeker niet langer dan 90 dagen om een dossier aanhangig te maken.

Tenslotte nog dit: wat zijn de grootste misverstanden die jullie ondervinden met betrekking tot uw beroep?

Jan Bergmans: Het grootste misverstand is dat men denkt dat wij te duur zijn en te traag werken. Wanneer klanten ons een dossier toevertrouwen dan horen we nadien vaak zeggen: “Dat had ik al veel eerder moeten doen.” Daarom: ga vlugger naar een advocaat voor het probleem escaleert. Kies een accountant die ook advocaat-minded is.

Johan Kemps: Eén van de grote misverstanden over ons beroep is dat we altijd in rechtbanken te vinden zijn. Dat is maar een klein onderdeel van ons beroep. Laat mij een tip geven: maak een vaste afspraak met je advocaat. Kies jezelf een huisadvocaat zoals je een huisdokter hebt en schakel hem in elke keer je een advies nodig hebt.

Dirk Van Mieghem: Het sleutelwoord om tot een goede samenwerking met een advocaat te komen is “vertrouwen”. Het klinkt ouderwets maar het is erg actueel. De vergelijking met de vertrouwensrelatie t.a.v. een arts dringt zicht op.  Zonder vertrouwen zal men blijven controleren, de prestaties, de uren, de briefwisseling, dit is een straat zonder einde.

Koen Van Ooteghem: Zonder vertrouwen kan je nooit een degelijke relatie tussen je bedrijf en een advocaat opbouwen. Zonder vertrouwen krijg je zeker minder begeestering. Dat geldt voor iedereen.

Magda Lauwers: Raadpleeg tijdig een advocaat want pas dan kunnen wij een goede partner zijn.

Roel Janssens: Wij zijn maar een deel van het geheel. Wij hebben geen controle over de rechtbank, maar met een advocaat bij de hand, kom je door heel het ondernemersland.

Virginie Tombeur: Het kan niet genoeg herhaald worden. De essentie is vertrouwen en openheid. “Trust” en “comfort” zijn de sleutelwoorden. Pas dan kunnen wij een proactieve rol spelen.

Tot daar het eerste panelgesprek dat we rond rechtspraak voor het bedrijfsleven organiseerden. Lees ook nog elders in dit blad meer details over hoe advocaten hun erelonen en onkosten berekenen en welke bedenkingen de Orde van Vlaamse Balies heeft bij de mogelijke invoering van btw voor advocaten.

 Foto’s: Wilfried Deferme

Webdesign Desk02